Czym jest zarządzanie wydajnością?
Zarządzanie wydajnością to proces tworzenia środowiska pracy, które umożliwia pracownikom wykonywanie swoich obowiązków najlepiej, jak potrafią. Określa cele wydajnościowe, które są zgodne z celami firmy i pracowników w zakresie rozwoju zawodowego.
System zarządzania wydajnością zazwyczaj zaczyna się na etapie rekrutacji i trwa przez cały cykl życia pracownika aż do momentu odejścia. Skuteczny system zarządzania wydajnością może obejmować następujące komponenty:
- Opracowywanie jasnych opisów stanowisk pracy.
- Rekrutuj potencjalnych pracowników i wybieraj tych najbardziej wykwalifikowanych, którzy wezmą udział w rozmowach kwalifikacyjnych.
- Wybierz najbardziej wykwalifikowanego kandydata.
- Zapewnij skuteczne wdrożenie nowego pracownika, przydziel mentora i zintegruj nowego pracownika z organizacją i jej kulturą.
- Negocjuj wymagania i standardy wydajności oparte na osiągnięciach, wyniki i środki pomiędzy pracownikiem a jego bezpośrednim przełożonym.
- W razie potrzeby zapewnij stałe doradztwo, informacje zwrotne, edukację i szkolenia.
- Zaprojektuj skuteczne systemy wynagradzania i uznawania zasług, które nagradzają pracowników za ich stały wkład.
- Zapewnienie możliwości awansu/rozwoju zawodowego.
- Przeprowadź wywiady wyjściowe, aby zrozumieć dlaczego cenieni pracownicy opuszczają organizację.
Dlaczego jest to ważne dla Twojej firmy?
Skuteczne zarządzanie wydajnością jest niezbędne dla firm. Pomaga ono dostosować pracowników, zasoby i systemy do celów strategicznych. Działa również jako panel, zapewniając wczesne ostrzeżenie o potencjalnych problemach i pozwalając przełożonym wiedzieć, kiedy muszą dostosować się, aby utrzymać firmę na właściwej drodze.
Ponieważ tradycyjne podejście do zarządzania wydajnością, obejmujące półroczne i roczne przeglądy, staje się przestarzałe, wielu pracowników chce ciągłego, przejrzystego i konstruktywnego feedbacku. Jednak wielu pracowników uważa, że kierownictwo nie ma dobrego pojęcia o ocenach wydajności i skutecznych wskazówkach.
Według badania Gallupa z 2019 r. tylko około 10 procent pracowników w USA czuło się zaangażowanych po otrzymaniu negatywnej informacji zwrotnej na temat pracy. Zgłosili, że połowa siły roboczej otrzymywała informacje zwrotne od przełożonego kilka razy w roku lub rzadziej. Co więcej, według badania Workhuman Analytics & Research z 55 r. 2019% pracowników uważa, że roczne oceny nie wpływają na poprawę ich wyników.
Korzyści z zarządzania wydajnością
Przeglądy zarządzania wydajnością pomagają w ujednoliceniu celów ustalanych przez pracowników i ich menedżerów. Regularne przekazywanie pracownikom szczerych informacji zwrotnych pomaga im uzyskać jasność co do celów i oczekiwań kierownictwa.
Niedawne sondaże wykazały, że 50% pracowników nie ma pewności co do swojej dokładnej roli w miejscu pracy ani jakie długoterminowe lub krótkoterminowe cele próbuje osiągnąć.
Ciągłe zarządzanie wydajnością tworzy ciągły dialog i atmosferę zaufania, wsparcia i zachęty. Pomaga również rozwijać relacje między pracownikami a firmą.
Dla firmy (ROI)
Z perspektywy biznesowej zarządzanie wydajnością zazwyczaj skutkuje zwiększoną wydajnością. Nieporozumienia są redukowane, a zamieszanie jest mniejsze.
- Zarządzanie wydajnością pozwala zidentyfikować „dobrych” i „złych” pracowników.
- Zwiększa retencję pracowników:
- Najnowsze badania wykazały, że pracodawcy, którzy regularnie przekazują pracownikom informacje zwrotne, mają wskaźnik rotacji kadr o niemal 15 procent niższy niż pracownicy, którzy nie otrzymują żadnych informacji zwrotnych.
- Duża rotacja kadr może mieć wpływ na morale pracowników i rentowność firmy.
- Zarządzanie wydajnością wspomaga zarządzanie w planowaniu personelu:
- Decyzja o zachowaniu lub rozwiązaniu umowy.
- Identyfikuj możliwości awansów i zmian płacowych.
- Zidentyfikuj kwestie dyscyplinarne, które mogą się pojawić.
- Oceny wyników pracy precyzują potrzeby szkoleniowe:
- Zrozumieć zestaw umiejętności pracowników.
- Określ konkretne potrzeby szkoleniowe zanim wpłyną one na Twoją produktywność.
- Pozwól pracownikom być na bieżąco z nowymi trendami w zakresie ich stanowiska lub przyszłych stanowisk.
Dla kierowników/superwizorów:
W procesie ciągłego zarządzania wydajnością regularnie zbierane są dane w ramach oceny 360 stopni, które pozwalają menedżerom na uzyskanie pełniejszego obrazu faktycznej wydajności pracownika.
Prawie 90% menedżerów ds. zasobów ludzkich uważa, że tradycyjny proces oceny nie daje rzetelnego obrazu efektywności pracy pracownika.
Zarządzanie wydajnością nie kończy się po zakończeniu oceny wydajności. Menedżerowie powinni stosować zintegrowane podejście do uczenia się pracowników. Korzystanie z narzędzia do zarządzania wydajnością pozwala menedżerom i przełożonym tworzyć plany rozwoju, które wspierają cele biznesowe firmy, cele pracowników i zainteresowania zawodowe.
Dla pracowników:
Kiedy pracownicy rozumieją, że zarządzanie wydajnością ma na celu pomóc im w rozwoju zawodowym i dać im większą kontrolę nad awansem zawodowym, czują się wzmocnieni i zaangażowani. Pracownicy są zazwyczaj w stanie cieszyć się większym poczuciem autonomii, co jest możliwe dzięki jasnemu zrozumieniu ich wydajności w czasie rzeczywistym.
Dzięki regularnym spotkaniom Performance Management pracownik zdaje sobie sprawę, że jego menedżer i firma troszczą się o to, co robi, i są oddani pomaganiu im w lepszym rozwijaniu kariery. W takim środowisku pracownicy chętniej pozostają zaangażowani w działalność firmy.
Przegląd programu
Efektywne zarządzanie wydajnością jest często cytowany jako najważniejszy składnik sukcesu organizacyjnego, albo zapewnienie, że ma miejsce jest bardzo ważne dla każdej firmy. Niezależnie od tego, czy zapewnienie osiągnięcia celów, dotrzymania terminów, czy utrzymania jakości, zapewnienie, że Twoi pracownicy maksymalizują swoją wydajność, jest kluczowe dla wyników organizacji.
Ważne jest, aby rozpoznać i podkreślić związek między wynikami jednostki a wpływem, jaki wywiera ona na organizację. Pomaga to dostosować cele i zadania każdego z organizacji i jest skutecznym narzędziem motywacji i zaangażowania.
Aby zapewnić odpowiednią skuteczność programu zarządzania wydajnością w firmie, kluczowe dla jego sukcesu jest wdrożenie następujących 5 komponentów:
- Wspólna wizja– wszyscy członkowie programu powinni podzielać tę samą wizję, która powinna być zgodna z celami organizacji.
- Oczekiwania– ważne jest, aby dokładnie określić, czego oczekuje się od pracowników, ponieważ nadaje im to kierunek i cel.
- Zdefiniuj wysoką wydajność– często pracownicy dążą do poprawy swojej wydajności, ale nie wiedzą, czym jest wysoka wydajność i jak mogą ją osiągnąć.
- Motywacja i zaangażowanie- jasne zarządzanie wydajnością cele powinny działać jako narzędzie motywacyjne dla pracowników i poprawiać ich poziom zaangażowania. Pracownicy są bardziej skłonni do ciężkiej pracy, gdy dokładnie rozumieją, o co się ich prosi i dlaczego to musi zostać zrobione.
- Własność i odpowiedzialność – gdy poszczególnym osobom zostaną wyznaczone konkretne cele, czują się one bardziej odpowiedzialne za swoją pracę i mogą wytwarzać produkty wyższej jakości.
Przegląd 30, 60 i/lub 90-dniowy
Pierwsze 90 dni zatrudnienia jest niezwykle ważne zarówno dla nowego pracownika, jak i pracodawcy, ponieważ ten czas może być stresujący, jeśli nie zostanie zapewnione odpowiednie wsparcie. Nowi pracownicy mają za zadanie nauczyć się całkowicie nowych produktów i systemów od początku do końca, a także wszelkich narzędzi pomocniczych, których mogą być zobowiązani używać.
Aby skutecznie zapewnić pomyślne wdrożenie, pracodawca powinien:
- Przeprowadź 30- i/lub 60-dniową nieformalną ocenę twarzą w twarz, uzyskując i przekazując informacje zwrotne na temat stażu pracy pracownika.
- Jak się sprawy mają ogólnie?
- Co pracownik robi dobrze/co można poprawić?
- Ustal oczekiwania.
- Zrozum, jak pracownik czuje się w związku z pracą, którą aktualnie wykonuje (czyli czy jest szczęśliwy, zmotywowany, zestresowany, nie ma zainteresowania, potrzebuje motywacji itp.).
- Przeprowadź 90-dniowy przegląd, aby określić wydajność w okresie próbnym. Przegląd ten powinien zostać ukończony z formalną dokumentacją od przełożonego lub kierownika.
- Kategorie do przeglądu: Jakość pracy, Inicjatywa, Produktywność i Skupienie na kliencie (jeśli dotyczy).
- Określ oczekiwania na najbliższe 3–6 miesięcy, określając umiejętności, które chcesz rozwijać.
- Określ, jakie szkolenia i wsparcie powinni otrzymać pracownicy.
Zobacz w załączeniu 30/60/90-DNIOWĄ OCENĘ EFEKTYWNOŚCI PRACY PRACOWNIKA.
Informacje zwrotne w czasie rzeczywistym
Udzielanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym to proces oparty na współpracy, który pomaga zwiększyć wydajność i zaangażowanie, a jednocześnie dostarcza mierzalnych wskaźników opartych na danych, które menedżer opracował na przestrzeni czasu dzięki regularnym odprawom.
- Regularne spotkania kontrolne pomagają w gromadzeniu danych na podstawie tych dyskusji, co pozwala na stworzenie docelowego obrazu wydajności.
- Kilka bardzo ukierunkowanych pytań pozwala określić odpowiednie wskaźniki wydajności i promować gotowość pracowników lub planowanie sukcesji.
- Spotkania te pomagają ocenić kierunek, w którym zmierza wydajność, umożliwiając menedżerowi dostosowanie lub zmianę celów w razie potrzeby. Zasadniczo oszczędziłoby to pracodawcom i pracownikom marnowania czasu i wysiłku na projekty lub taktyki, które po prostu nie działają.
- Regularne dostarczanie informacji zwrotnych przez cały rok sprawia, że recenzje są mniej podatne na błędy wynikające z niedawnych publikacji.
Zobacz załączony szablon INFORMACJI ZWROTNEJ W CZASIE RZECZYWISTYM.
Roczny przegląd rozwoju zawodowego
Skuteczne oceny wyników stanowią dla pracowników i kadry zarządzającej trampolinę do identyfikacji i omówienia obszarów, w których wydajność można poprawić. Podobnie jak w przypadku oceny 30-, 60- i 90-dniowej; ocena roczna pomaga w dostarczaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych zarówno od pracodawcy, jak i pracownika. Jednak w przypadku ocen rocznych istnieje możliwość, aby menedżer zagłębił się w wydajność pracownika poza pierwsze 90 dni.
- W jaki sposób pracownik przyczynia się do poprawy funkcjonowania całej organizacji?
- Ustal cele i zadania na następne 12 miesięcy.
- Stwórz możliwości rozwoju dla pracownika, jednocześnie zastanawiając się nad kierunkiem, w jakim zmierza firma.
- Oceń zdolność pracownika do wykonywania swoich obowiązków w obecnym środowisku lub pracuj nad stworzeniem środowiska, w którym pracownicy będą nieustannie podążać w kierunku przynoszącym firmie jak największe korzyści.
- Przeprowadzanie rocznych ocen pomaga poprawić morale i pracę zespołową w organizacji.
Zobacz załączony ROCZNY PRZEGLĄD ROZWOJU ZAWODOWEGO.
Znaczenie rozwoju zawodowego
Rozwój zawodowy odnosi się do kształcenia ustawicznego i szkoleń zawodowych, które mają na celu pomóc danej osobie rozwinąć nowe umiejętności, być na bieżąco z aktualnymi trendami i awansować w karierze.
Celem rozwoju zawodowego jest umożliwienie pracownikom nauki i zastosowania nowej wiedzy i umiejętności, które mogą pomóc im w pracy i w rozwoju kariery. Dzięki pracownikom rozwijającym swoje umiejętności i bazę wiedzy, Twoja firma będzie się nadal rozwijać.
Inwestycja dla pracownika i firmy
Rozwój zawodowy pomaga pracownikom nie tylko być kompetentnymi w swoim zawodzie, ale także się w nim wyróżniać. Powinien to być ciągły proces, który trwa przez całą karierę jednostki.
Niektóre korzyści płynące z rozwoju zawodowego dla pracowników obejmują:
- Rozszerza bazę wiedzy pracownika, zapoznając go z nowymi pomysłami, utrwalając jego wiedzę i zwiększając jego kompetencje.
- Zwiększ pewność siebie i wiarygodność swojej pracy.
- Pomaga pracownikom być na bieżąco z trendami w branży, umożliwiając im rozwój w rozwijającej się branży.
Rozwój zawodowy pomaga również wzmocnić kręgosłup Twojej firmy, co okazuje się potężną inwestycją w sukces Twojej firmy.
Niektóre korzyści płynące dla firmy z oferowania pracownikom rozwoju zawodowego to:
- Umożliwia przedsiębiorstwom utrzymanie najbardziej utalentowanych pracowników, którzy mogą przyczynić się do innowacyjnych strategii zapewniających ciągły sukces Twojej firmy.
- Podnosi morale pracowników, co pozwala zdobyć ich zaufanie, a ostatecznie zmniejszyć rotację pracowników.
- Zwiększa produktywność pracowników, co przekłada się na wyniki i wartość dodaną dla Twojej firmy.
Polityka szkoleń i rozwoju zawodowego
Polityka szkoleń i rozwoju to zbiór wytycznych i wymagań odzwierciedlających wartości i kulturę organizacji. Opiera się ona na zestawie zasad, którymi organizacja kieruje się w ogólnym zarządzaniu i rozwoju kadry pracowniczej.
Polityka ta musi przełożyć potrzeby i priorytety organizacji na wykonalne, wartościowe, przystępne cenowo i skuteczne rozwiązania edukacyjne. Podczas opracowywania polityki, następujące kwestie mogą obejmować:
- Wymagania kwalifikacyjne dotyczące uczestnictwa w polityce
- Zatwierdzone kursy takie jak:
- Egzaminy zawodowe i kursy przygotowawcze do egzaminów
- Programy certyfikacyjne i poświadczenia
- Kursy oferowane przez akredytowane instytucje.
- Warsztaty, seminaria i konferencje
- Liczba programów rozwoju zawodowego zatwierdzonych w danym roku.
- Maksymalny koszt zatwierdzonego programu(ów).
- Procedura zatwierdzenia
Od Planu Poprawy Wydajności (PIP) do Zakończenia Pracy
Cel PIP
Zarządzanie wydajnością pracownika nigdy nie jest łatwe, ale zarządzanie pracownikiem poprzez plan poprawy wydajności (PIP) i działania dyscyplinarne może być bardzo skomplikowane.
Plan poprawy wyników (PIP) to narzędzie, które daje pracownikowi z niedoborami w zakresie wyników szansę na sukces. Może być używany do rozwiązywania problemów z osiągnięciem określonych celów zawodowych lub do poprawy problemów związanych z zachowaniem. Dzięki możliwości poprawy wyników, a także pociągnięciu do odpowiedzialności w przypadku niepowodzenia, proces ten może ponownie zaangażować pracownika, unikając jednocześnie kosztów i opóźnień związanych z rotacją pracowników.
W przypadku objęcia pracownika programem PIP nie powinno być przesądzone, że zostanie on zwolnionyZamiast tego PIP jest narzędziem, które umożliwia pracodawcy i pracownikowi spotkanie się i udokumentowanie oczekiwań związanych z ograniczonymi czasowo celami.
Podstawy PIP
PIP powinien:
- Określ problemy wymagające poprawy. Jasno określ niedociągnięcia, które należy poprawić, i czy problem dotyczy ogólnej wydajności czy zachowań. Każdy problem powinien być opisany osobno i powinien skupiać się na obiektywnych, mierzalnych faktach.
- Wyjaśnij szczegółowo, co pracownik powinien zrobić, aby poprawić swoją wydajność.
- Określ i podaj informacje na temat sposobu uzyskania zasobów, materiałów, szkoleń lub coachingu, z których pracownik może skorzystać, aby sprostać oczekiwaniom dotyczącym wyników.
- Wyraźnie ustal termin, w którym pracownik musi przedstawić dowody poprawy. Najlepsze praktyki zakładają, że PIP trwa od 30 do 90 dni. Jednak w najlepszym interesie pracodawcy jest ograniczenie czasu trwania PIP, jeśli pracownik nie wykazuje oznak poprawy i musi zostać zwolniony.
Komunikowanie PIP
Sposób, w jaki kierownik komunikuje się z pracownikiem, może decydować o jego podatności na przyjęcie tego procesu. Po przedstawieniu PIP pracownik może stać się wrogi i niekooperatywny, a nawet może odmówić podpisania PIP. Jeśli tak się stanie, pamiętaj, aby:
- Skup się na faktach.
- Przedstaw informacje w sposób spokojny i profesjonalny.
- Wyjaśnij, że PIP stanowi wyraz dobrej woli pracodawcy, który stara się zapewnić pracownikowi lepszą wydajność pracy.
Kierownik powinien przejrzeć PIP z pracownikiem. Następnie pracownik powinien mieć możliwość współpracy w planowaniu i wyznaczaniu celów w celu poprawy niedociągnięć w zakresie wydajności lub problemów behawioralnych.
Monitorowanie postępów
Po umieszczeniu pracownika w PIP praca nie kończy się tutaj. Aby uniknąć, że dokument stanie się martwym listem, ważne jest monitorowanie postępów poprzez:
- Regularne przekazywanie pozytywnego i konstruktywnego feedbacku, np. poprzez organizowanie cotygodniowych spotkań kontrolnych w celu bieżącego omawiania postępów.
- Oferowanie pracownikom możliwości skorzystania z coachingu lub innej pomocy w okresie PIP.
- Pozostawienie wystarczającej ilości czasu na wprowadzenie udoskonaleń w całym uzgodnionym okresie.
- Dokumentowanie wyników PIP po upływie okresu.
Działania dyscyplinarne
Jeśli wydajność pracownika uległa poprawie zgodnie z PIP, kierownik powinien pochwalić pracownika i nadal monitorować wydajność. Jeśli jednak wydajność nie uległa wystarczającej poprawie, konieczne mogą być progresywne środki dyscyplinarne, takie jak:
- Ostrzeżenie ustne
- Pisemne ostrzeżenie
- Zawieszenie (z wynagrodzeniem lub bez)
- Inne poważne sankcje, które nie obejmują wypowiedzenia, takie jak degradacja
- Rozwiązanie stosunku pracy
Przed podjęciem któregokolwiek z powyższych działań należy skonsultować się z działem HR w Foothold America.
Wszystkie działania dyscyplinarne muszą być dokładnie udokumentowane i przechowywane w aktach pracowniczych. Pracownikowi musi zostać wydana udokumentowana kopia przedstawionych działań dyscyplinarnych.
Pracodawcy powinni zwrócić uwagę na słabych pracowników w trudnym klimacie biznesowym. Jeśli pracodawca musi zbadać sposoby na zmniejszenie wydatków na siłę roboczą poprzez redukcję siły roboczej, zwolnienia z powodu słabych wyników mogą być opcją na dalsze interesy biznesowe bez uciekania się do urlopów bezpłatnych lub zwolnień najlepszych pracowników.
Jako pracodawca, Foothold America jest odpowiedzialny za ogólne funkcje personalne pracowników. W związku z tym należy skontaktować się z zespołem HR Foothold America (hr@footholdamerica.com) przed wdrożeniem planu ochrony zdrowia psychicznego lub podjęciem jakichkolwiek działań dyscyplinarnych.
Globalna kwatera główna
68 Harrison Avenue 6 piętro Boston, MA 02111 (617) 702-3402