Formularz I-9 i E-Verify: Przewodnik dla pracodawców dla firm międzynarodowych

Każdy pracodawca w USA musi wypełnić formularz I-9 dla każdego nowego pracownika, w tym obywateli USA. Pracownik wypełnia Sekcję 1 do pierwszego dnia pracy. Sekcję 2 wypełniasz w ciągu trzech dni roboczych od tego pierwszego dnia. E-Verify to odrębny system, dobrowolny na mocy prawa federalnego i obowiązkowy w kilku stanach.

Większość pracodawców w USA po raz pierwszy zdaje sobie sprawę z istnienia takiego formularza. Zaskakuje ich jednak termin, brak możliwości żądania konkretnych dokumentów oraz ponowna weryfikacja. Zmiana przepisów w marcu 2026 roku uniemożliwiła również bezpłatne poprawienie wielu drobnych błędów.

Co to jest formularz I-9?

Formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia, rejestruje potwierdzenie tożsamości nowego pracownika i jego prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to każdego pracownika zatrudnionego w Stanach Zjednoczonych, w tym obywateli. Nie ma wyjątku dla małych pracodawców ani wyjątku dla osób zatrudnionych po raz pierwszy. Jeden pracownik w Stanach Zjednoczonych oznacza jeden formularz I-9.

Aktualne wydanie jest datowane na 20.01.2025 i wygasa 31.05.2027. Pracodawcy korzystający z elektronicznych systemów I-9 byli zobowiązani do podania daty wygaśnięcia z 31.05.2027 do 31 lipca 2026 r.

Jakie dokumenty możecie zaakceptować?

To właśnie tutaj popełnia błąd większość międzynarodowych pracodawców i warto zrobić to dobrze.

Pracownik przedstawia albo jeden dokument z Listy A, albo jeden z Listy B i jeden z Listy C. Nigdy nie przedstawia jednocześnie dokumentu z Listy A i dokumentu z Listy B lub C.

Pracownik wybiera. Ty nie.

W wyjątkowych przypadkach możesz również zaakceptować paragon za dokument zastępczy, ważny zazwyczaj przez 90 dni. Paragonów nie można wykorzystać, jeśli zlecenie będzie trwało krócej niż trzy dni robocze.

Czego nie można robić podczas sprawdzania dokumentów

Nie możesz dyktować pracownikowi, jakie dokumenty ma przynieść. Twoim zadaniem jest zaakceptować to, co przedstawi, jeśli w rozsądnym stopniu wydaje się autentyczne i dotyczy danej osoby.

Najwięcej problemów powodują dwa rodzaje zachowań:

1. Określanie dokumentów. Proszenie o prawo jazdy i kartę ubezpieczenia społecznego nie jest pomocną instrukcją. To nieuczciwa praktyka dokumentacyjna.
2. Nadmierna dokumentacja. Zdobycie Karty Stałego Pobytu i karty Ubezpieczenia Społecznego, gdy sama Karta Stałego Pobytu jest wystarczająca.

Oba podlegają przepisom sekcji 1324b Ustawy o Imigracji i Obywatelstwie (Immigration and Nationality Act) i są egzekwowane przez Sekcję Praw Imigrantów i Pracowników Departamentu Sprawiedliwości. Przepis ten ma na celu zapobieganie dyskryminacji ze względu na obywatelstwo i obowiązuje nawet wtedy, gdy pracodawca zachowuje ostrożność, a nie wrogość. Nasz poradnik dotyczący tego, o co amerykańscy pracodawcy mogą, a o co nie mogą pytać podczas weryfikacji referencji, obejmuje tę samą zasadę w rozmowie rekrutacyjnej.

Ile czasu masz na wypełnienie formularza I-9?

Pracownik wypełnia Sekcję 1 najpóźniej w pierwszym dniu pracy za wynagrodzeniem. Sekcję 2 należy wypełnić w ciągu trzech dni roboczych od tego pierwszego dnia, a pierwszy dzień liczy się jako dzień pierwszy. Rozpoczęcie pracy w poniedziałek w firmie od poniedziałku do piątku oznacza, że ​​Sekcję 2 należy wypełnić do czwartku.

Jeżeli działalność prowadzona jest siedem dni w tygodniu, weekendy liczą się jako dni robocze.

Nie możesz prosić kogoś o wypełnienie Części 1 zanim nie zaakceptuje oferty pracy.

Czy można przeglądać dokumenty za pośrednictwem wideo?

Tylko jeśli jesteś zarejestrowany w programie E-Verify i masz dobrą reputację. Pracodawcy, którzy nie są zarejestrowani, muszą osobiście sprawdzić oryginały dokumentów.

Pracodawcy, którzy spełniają wymagania, mogą skorzystać z procedury alternatywnej. Wymaga ona wideorozmowy na żywo z pracownikiem posiadającym te same dokumenty, które widnieją w kopiach. Należy zachować wyraźne kopie obu stron każdego badanego dokumentu i oznaczyć formularz, aby potwierdzić, że zastosowano procedurę alternatywną. Należy również oferować ją konsekwentnie, a nie wybiórczo, ze względu na narodowość.

Ma to większe znaczenie dla pracodawców międzynarodowych niż krajowych. Firma z Wielkiej Brytanii lub Europy zatrudniająca pierwszą osobę z USA często nie ma nikogo w kraju, kto mógłby osobiście sprawdzić pracownika. Jeśli nie masz konta w systemie E-Verify, możesz skorzystać z pomocy upoważnionego przedstawiciela działającego w Twoim imieniu, co naraża Cię na odpowiedzialność za jego błędy lub zlecić mu przeprowadzenie weryfikacji.

Suplement A i Suplement B, części, których ludziom brakuje

Dwa dodatki zastąpiły dotychczasową Sekcję 3 i oba dotyczą firm, które prawidłowo wypełniły początkowy formularz, a następnie przestały o nim myśleć.

Suplement A przeznaczony jest dla osoby przygotowującej lub tłumacza, który pomógł pracownikowi wypełnić Sekcję 1.

Dodatek B dotyczy ponownej weryfikacji i ponownego zatrudnienia i to on tworzy bieżące zobowiązania:

• Ponowna weryfikacja. Kiedy tymczasowe zezwolenie na pracę pracownika wygasa, należy je ponownie zweryfikować najpóźniej w dniu wygaśnięcia. Jeśli nie uda się tego zrobić, pracownik będzie pracował bez udokumentowanego zezwolenia.
• Zatrudnij ponownie. Jeśli były pracownik powróci w ciągu trzech lat od daty wypełnienia pierwotnego formularza, możesz skorzystać z Dodatku B zamiast zaczynać od nowa. Po upływie trzech lat należy wypełnić nowy Formularz I-9.

Czego nigdy nie należy ponownie weryfikować:

• Obywatele USA i obywatele innych państw
• Legalni stali rezydenci posiadający Kartę Stałego Rezydenta, w tym Kartę wygasającą
• Dowolny dokument tożsamości z listy B

Ponowna weryfikacja osoby zwolnionej z obowiązku rejestracji nie jest nieszkodliwą dodatkową kontrolą. Może sama w sobie stanowić dyskryminację w rozumieniu ustawy o imigracji i obywatelstwie.

Jak poprawić błąd w formularzu I-9

Błędy są poprawiane, a nie ukrywane. Metoda ma znaczenie, ponieważ źle poprawiony formularz wygląda dla inspektora gorzej niż niepoprawiony.

1. Przekreśl nieprawdziwe informacje jedną linią. Muszą pozostać czytelne.
2. Wpisz poprawne informacje.
3. Oznacz parafką i datą korektę dzisiaj data.

Nigdy nie używaj korektora w płynie. Nigdy nie wymazuj. Nigdy nie dodawaj wstecznej daty. Tylko pracownik może poprawić Sekcję 1, więc błąd w Sekcji 1 trafia do niego, a nie do działu HR. Sekcję 2 poprawia pracodawca.

Udokumentowana korekta dokonana w dobrej wierze działa na Twoją korzyść podczas kontroli. Formularz, który został uporządkowany i wygląda na nienaruszony, nie.

Czym jest E-Verify i czy jest wymagany?

E-Verify to internetowy system, który porównuje informacje z formularza I-9 z danymi DHS i Social Security Administration. Działa on po złożeniu formularza I-9, a nie zamiast niego.

Zgodnie z prawem federalnym jest to dobrowolne dla większości prywatnych pracodawców. Dwie rzeczy mają pierwszeństwo:

• Kontrakty federalne. Klauzula 52.222-54 FAR wymaga od wykonawców objętych programem rejestracji w ciągu 30 dni kalendarzowych od podpisania umowy. Dotyczy to również podwykonawców o wartości powyżej 3,500 USD na usługi lub roboty budowlane wykonywane w USA.
• Prawo stanowe. W kilku stanach jest to wymagane od prywatnych pracodawców niezależnie od kontraktów federalnych.

Które stany wymagają programu E-Verify?

W innych stanach przepisy dotyczące wykonawców publicznych lub określonych branż są bardziej restrykcyjne i każdego roku uchwala się ich więcej. Sprawdź stan, w którym pracownik faktycznie przebywa, a nie stan, w którym zarejestrowana jest Twoja firma.

Warto poznać Florydę bliżej, ponieważ jest to popularne miejsce lądowania europejskich firm. Ustawa SB 1718 weszła w życie 1 lipca 2023 r. i obejmuje prywatnych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników. Kary pieniężne mogą sięgać 1,000 dolarów dziennie, a trzy naruszenia w ciągu 24 miesięcy mogą zagrozić licencjom biznesowym.

Jak działa E-Verify?

Tworzysz sprawę na podstawie wypełnionego formularza I-9 do trzeciego dnia roboczego po rozpoczęciu przez pracownika pracy zarobkowej. System zwraca jeden z kilku wyników.

Czym jest tymczasowe niepotwierdzenie?

Niezgodność oznacza, że ​​informacje nie zgadzają się z danymi z rejestrów rządowych. Nie oznacza to jednak, że dana osoba nie może pracować. Zazwyczaj przyczyną jest zmiana nazwiska, która nie została zgłoszona, literówka lub nieaktualny zapis.

Musisz powiadomić pracownika prywatnie, przekazać mu zawiadomienie o dalszych działaniach i pozwolić mu podjąć decyzję o wniesieniu sprzeciwu. Jeśli pracownik wniesie sprzeciw, ma osiem federalnych dni roboczych od momentu skierowania sprawy na rozwiązanie jej z DHS lub SSA.

W toku postępowania nie można zwolnić, zawiesić, skrócić godzin pracy, wstrzymać wypłaty ani opóźnić szkolenia. Wczesne działanie naraża jednocześnie na naruszenie zasad E-Verify i pozew o dyskryminację. Tylko ostateczne niepotwierdzenie daje podstawy do podjęcia działań.

Jakie są kary za błędne wypełnienie formularza I-9?

Naruszenia formalności wynoszą od 288 do 2,861 dolarów za formularz, zgodnie z korektą inflacyjną opublikowaną 2 stycznia 2025 r. Kwoty te były nadal aktualne w momencie pisania tego tekstu.

Świadome zatrudnienie kogoś bez zezwolenia na pracę kosztuje więcej:

To arytmetyka jest tym, co boli. Firma ze 100 wadliwymi formularzami musi liczyć się z kosztami rzędu 28 800–286 100 dolarów, zanim cokolwiek innego zostanie wzięte pod uwagę.

Co zmieniło się w marcu 2026 r.

16 marca 2026 r. ICE zaktualizowało swoją kartę informacyjną dotyczącą inspekcji na formularzu I-9 i przeklasyfikowało ponad dziesięć kategorii błędów z technicznych na merytoryczne. Błędy techniczne można było poprawić w ciągu dziesięciu dni roboczych bez naliczania grzywny. Błędów merytorycznych nie można.

Do błędów skutkujących natychmiastową karą należą:

• Brak daty urodzenia pracownika
• Brak numeru A lub numeru USCIS
• Opuszczenie pierwszego dnia pracy
• Niekompletne szczegóły dokumentu w Sekcji 2, nawet jeśli zachowano kopie
• Niepowodzenia w przeprowadzeniu procedury zdalnego badania
• Luki w ścieżce audytu w elektronicznych systemach I-9

Bezpłatne rozwiązanie wielu typowych błędów zniknęło. Samodzielne sprawdzenie akt przed przybyciem służb ICE jest obecnie jedynym skutecznym sposobem na ograniczenie narażenia na ryzyko. Inspekcja rozpoczyna się od zawiadomienia o inspekcji, a Ty masz co najmniej trzy dni robocze na dostarczenie formularzy. Jeśli zostanie zaproponowana grzywna, masz 30 dni kalendarzowych na złożenie wniosku o przesłuchanie.

Pięć błędów, które widzimy najczęściej

1. Potraktowanie tego jako papierkowej roboty dla dostawcy usług płacowych. Formularz I-9 jest prawnym obowiązkiem pracodawcy. Biuro płac przetwarzające wypłaty nie robi tego za Ciebie. Różnica jest opisana w naszym poradniku. jak działa Pracodawca Rejestrujący.
2. Rozpoczęcie pracy nad kimś zanim powstała Sekcja 1. Zdalne wdrażanie Ze względu na strefy czasowe łatwo o pominięcie tego terminu, a termin ten nie ulega zmianie.
3. Zapominając o ponownej weryfikacji. Początkowy formularz jest wypełniony poprawnie, data ważności nie jest nikomu zapisywana w kalendarzu, a osiemnaście miesięcy później autoryzacja wygasa.
4. Mylenie zezwolenia na pracę ze statusem wizowym. Kategoria wizy pracownika decyduje o tym, czy w ogóle może on pracować. Sprawdzone przez Ciebie rekordy I-9. To osobne kroki, a nasze… przewodnik po rodzajach wiz do USA obejmuje pierwszy.
5. Przykręcenie autostrady I-9 do kontroli przeszłości. Różne procesy, różne reguły. Ich jednoczesne uruchomienie zazwyczaj powoduje żądania dokumentów, które są niedozwolone. Zobacz zasady sprawdzania przeszłości dla pracodawców z USA.

Kto wypełnia formularz I-9 w przypadku zatrudnienia u Pracodawcy Rejestrującego?

Pracodawca Rejestrujący (Employment of Record) tak robi , ponieważ jest on legalnym pracodawcą. Właśnie na tym polega istota tego modelu. Pracownik pracuje dla Ciebie na co dzień, a podmiotem odpowiedzialnym za wypełnianie formularza I-9, rejestrację w programie E-Verify (jeśli jest wymagana) oraz narażenie na karę jest EOR.

Dla firmy zatrudniającej w USA jedną lub dwie osoby po raz pierwszy , eliminuje to najczęstszą przyczynę awarii. Zazwyczaj w kraju nie ma nikogo, kto mógłby osobiście sprawdzić dokumenty i nikt nie pilnuje trzydniowego terminu. Nie ma też powodu, dla którego brytyjski zespół finansowy miałby wiedzieć, że Georgia ustala próg E-Verify na dziesięciu pracowników, ani że Karta Stałego Rezydenta nigdy nie powinna być ponownie weryfikowana.