Przepisy Ban-the-Box: ograniczenia dotyczące historii kryminalnej w procesach rekrutacyjnych w USA

Międzynarodowe firmy rozszerzające działalność na Stany Zjednoczone mierzą się z coraz bardziej skomplikowaną siecią przepisów dotyczących zatrudnienia, ale niewiele z nich jest tak źle rozumianych – lub potencjalnie tak kosztownych – jak przepisy zakazujące zatrudniania. Te przepisy dotyczące „sprawiedliwego zatrudniania” regulują obecnie, kiedy i jak pracodawcy mogą pytać o przeszłość kryminalną, wpływając na strategie pozyskiwania talentów w 37 stanach i ponad 150 miastach i hrabstwach w całym kraju.

Dla zagranicznych pracodawców przestrzeganie tych zasad stanowi zarówno istotny obowiązek prawny, jak i nieoczekiwaną przewagę konkurencyjną. Firmy, które opanują te wymagania, zyskują dostęp do szerszej puli talentów, jednocześnie pozycjonując się jako postępowi pracodawcy. Ci, którzy je ignorują, narażają się na rosnące kary, narażają na procesy sądowe i tracą szanse na ewoluujący rynek pracy w Ameryce.

Ponad cztery piąte populacji USA — ponad 267 milionów ludzi — żyje na terenie jurysdykcji, w której obowiązuje polityka zakazu lub sprawiedliwych szans, co sprawia, że dla większości międzynarodowych firm starających się o wejście na rynek amerykański dostosowanie się do tych zasad jest nieuniknione.

Zrozumieć Ban-the-Box: Co muszą wiedzieć międzynarodowi pracodawcy

Polityka „Ban the box” zrodziła się z przekonania, że pracodawcy powinni w pierwszej kolejności brać pod uwagę kwalifikacje kandydata do pracy – bez piętna związanego z wyrokiem skazującym lub karą pozbawienia wolności. Termin ten wywodzi się od pola wyboru w aplikacjach o pracę, w którym kandydaci pytani byli o przeszłość kryminalną.

Przepisy te – znane również jako polityka zatrudniania oparta na zasadzie „uczciwej szansy” – zasadniczo zmieniają tradycyjne harmonogramy zatrudniania, ponieważ:

• Zakaz zadawania pytań o przeszłość kryminalną w początkowych podaniach o pracę
• Odkładanie sprawdzenia przeszłości kandydatów na późniejszy etap procesu rekrutacji
• Wymaganie indywidualnych ocen w przypadku wykrycia przeszłości kryminalnej
• Wprowadzenie szczegółowych procedur powiadamiania i reagowania na niekorzystne decyzje dotyczące zatrudnienia

Zatrudnienie jest kluczowym czynnikiem zmniejszającym ryzyko recydywy. Ustawy „Ban the Box” dają osobom skazanym dostęp do bardziej równych szans zatrudnienia, tworząc szerszy wachlarz talentów dla pracodawców chętnych do stosowania uczciwych praktyk rekrutacyjnych.

Wymagania federalne: Ustawa o uczciwej szansie na konkurowanie o pracę

Rząd federalny ustanowił ramy za pośrednictwem Ustawa o uczciwych szansach na konkurowanie o pracę z 2019 r., która weszła w życie 20 grudnia 2021 r. Ustawa Fair Chance Act zabrania federalnym agencjom i działającym w ich imieniu federalnym kontrahentom żądania od kandydatów do pracy w instytucjach federalnych ujawnienia informacji o ich karalności przed złożeniem przez agencję warunkowej oferty zatrudnienia tym kandydatom.

Obowiązki federalnego wykonawcy

Od 20 grudnia 2021 r. wykonawcy kontraktów federalnych muszą przestrzegać federalnej ustawy Fair Chance Act (FCA), która zabrania wykonawcom pytania o kryminalną przeszłość kandydatów do pracy w pewnych przypadkach na początkowych etapach procesu rekrutacji.

Ustawa ma zastosowanie do stanowisk „związanych” z pracą w ramach kontraktów federalnych, choć definicja ta jest nadal szeroko interpretowana. Sposób ustalenia, czy dane stanowisko ma wykonywać pracę „związaną” z pracą w ramach kontraktu federalnego, jest niejasny. Ustawa FCA nie definiuje tego zagadnienia. W konsekwencji wymóg ten doprowadził do szerokiej interpretacji objętych nim stanowisk.

Najważniejsze wyjątki:

• Stanowiska wymagające dostępu do informacji niejawnych
• Wrażliwe obowiązki bezpieczeństwa narodowego
• Role w federalnych organach ścigania
• Stanowiska technika wojskowego o podwójnym statusie

Egzekwowanie przepisów federalnych

Przestrzeganie ustawy FCA powinno być priorytetem dla obecnych i przyszłych wykonawców federalnych. Pierwsze naruszenie ustawy FCA może skutkować pisemnym ostrzeżeniem i nakazem usunięcia naruszenia, ale kolejne naruszenia mogą mieć poważniejsze konsekwencje. Na przykład, zgodnie z ustawą FCA, wykonawca może zostać uznany za niekwalifikującego się do otrzymania przyszłych kontraktów federalnych, a rząd może zawiesić płatności za prace wykonane w ramach istniejącego kontraktu do czasu wykazania przez wykonawcę zgodności z przepisami.

Wdrażanie na poziomie stanowym dla pracodawców prywatnych

Piętnaście stanów wprowadziło obowiązek usunięcia pytań o historię skazań z podań o pracę składanych przez prywatnych pracodawców — Kalifornia, Kolorado, Connecticut, Hawaje, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, Nowy Meksyk, Oregon, Rhode Island, Vermont i Waszyngton.

Kalifornia: Najbardziej złożona jurysdykcja

W Kalifornii Ustawa o uczciwej szansie Stanowi jedno z najbardziej kompleksowych praw stanowych zakazujących umieszczania w dokumentach dokumentów. Kalifornijskie prawo „Ban-the-Box” ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej pięciu pracowników i jest jednym z najbardziej kompleksowych w kraju. Pracodawcy nie mogą pytać kandydata o przeszłość kryminalną do czasu złożenia mu warunkowej oferty pracy.

Rozszerzenie hrabstwa Los Angeles (2024): Pracodawcy w hrabstwie Los Angeles zatrudniający co najmniej pięciu pracowników na obszarach hrabstwa Los Angeles, które nie mają osobowości prawnej, muszą obecnie pamiętać o dodatkowych wymogach wynikających z nowego rozporządzenia hrabstwa o uczciwych szansach dla pracodawców, które wchodzi w życie 28 marca 2024 r.

Rozporządzenie hrabstwa wymaga umieszczenia w ogłoszeniach o pracę następującego sformułowania: „Wykwalifikowani kandydaci z kartoteką aresztowań lub wyroków skazujących będą brani pod uwagę przy zatrudnianiu zgodnie z rozporządzeniem Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers oraz kalifornijską ustawą Fair Chance Act”.

Wymagania dotyczące zgodności w wielu stanach

Indywidualne standardy oceny

Gdy po złożeniu ofert warunkowych ujawniona zostanie przeszłość kryminalna, w większości jurysdykcji wymagane są kompleksowe, indywidualne oceny, uwzględniające:

1. Charakter i waga przestępstwa:Bezpośredni związek z obowiązkami służbowymi
2. Czas, jaki upłynął:Wystarczająco dużo czasu na rehabilitację i zmianę zachowania
3. Powiązanie z pracą:Niezbędne powiązanie z obowiązkami na danym stanowisku i potrzebami biznesowymi

Prawo w Kalifornii wymaga, aby pracodawcy przeprowadzali indywidualną ocenę i wysyłali zawiadomienie o podjęciu działań niepożądanych, jeśli planują wycofać ofertę ze względu na przeszłość kryminalną.

Procedury powiadamiania i reagowania

Wymagania dotyczące wcześniejszego powiadomienia różnią się znacząco w zależności od jurysdykcji. Hrabstwo Los Angeles wymaga, aby wnioskodawcy mieli co najmniej dziesięć dni roboczych na (i) odpowiedź na wstępne powiadomienie, jeśli wnioskodawca powiadomi pracodawcę, że kwestionuje dokładność weryfikacji przeszłości i podejmuje kroki w celu uzyskania dowodów, lub (ii) ustne przedstawienie dowodów na okoliczności rehabilitacyjne lub łagodzące podczas spotkania wnioskodawcy z pracodawcą.

Wytyczne EEOC i federalne ramy antydyskryminacyjne

Wytyczne Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia dotyczące egzekwowania prawa Zapewnia krytyczny kontekst dla międzynarodowych pracodawców. EEOC egzekwuje przepisy Tytułu VII, który zakazuje dyskryminacji w zatrudnieniu ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć lub pochodzenie narodowe. Karalność nie jest wymieniona jako podstawa ochrony w Tytule VII.

Obawy dotyczące zróżnicowanego wpływu

Przykładowo pracodawcy nie powinni stosować polityki ani praktyki, która wyklucza osoby z określoną przeszłością kryminalną, jeśli polityka lub praktyka taka w znacznym stopniu dyskryminuje osoby danej rasy, pochodzenia narodowego lub innej chronionej cechy i nie pozwala dokładnie przewidzieć, kto będzie odpowiedzialnym, rzetelnym lub bezpiecznym pracownikiem.

Najlepsze praktyki EEOC dla pracodawców międzynarodowych:

• Traktuj kandydatów z podobną kartoteką kryminalną w sposób spójny
• Jeśli prosisz kandydatów o podanie informacji o przeszłości kryminalnej, rozważ odczekanie z tym do późniejszego etapu procesu rekrutacji
• Określ, w jaki sposób przeszłość kryminalna kandydata wiąże się z ryzykiem i obowiązkami związanymi z pracą.

Egzekwowanie i kary: rzeczywistość finansowa międzynarodowych firm

Struktura kar w Kalifornii

Hrabstwo Los Angeles upoważniło Departament ds. Konsumentów i Biznesu hrabstwa do prowadzenia dochodzeń i nakładania kar w wysokości 5 tys., 10 tys. i 20 tys. dolarów za każde kolejne naruszenie tych wymogów. Ponadto, prywatne postępowanie cywilne jest wyraźnie dozwolone.

Przykłady egzekwowania prawa korporacyjnego

W 2016, Firmy Big Lots i Marshalls zapłaciły wysokie kary w łącznej wysokości 195,000 XNUMX dolarów za naruszenie przepisów Buffalo dotyczących zakazu sprzedaży produktów poprzez umieszczanie pytań o przeszłość kryminalną w aplikacjach o pracę w sklepach w Buffalo. Firma Big Lots zgodziła się zapłacić grzywnę w wysokości 100,000 95,000 dolarów, a Marshalls zapłaciło karę w wysokości XNUMX XNUMX dolarów.

Śledztwo prokuratora generalnego stanu Nowy Jork, Erica T. Schneidermana, wykazało, że obie sieci handlowe rozsyłały podania o pracę, w których pytano o przeszłość kryminalną potencjalnych kandydatów w ich sklepach w Buffalo. Poza karami finansowymi, obie firmy zobowiązały się do usunięcia zapytań o przeszłość kryminalną z podań do wszystkich swoich sklepów w stanie Nowy Jork – Big Lots z 64 sklepów, a Marshalls z 75.

Obie sieci handlowe zgodziły się również zintensyfikować działania rekrutacyjne w zakresie rekrutacji kandydatów z przeszłością kryminalną, współpracując z organizacją specjalizującą się w szkoleniu pracowników, którzy odbyli już kary pozbawienia wolności. Firmy zostały również zobowiązane do wdrożenia nowych zasad, szkoleń i wymogów sprawozdawczych dla Biura Prokuratora Generalnego.

Ta akcja egzekucyjna jest przykładem kaskadowych wymagań dotyczących zgodności, które mogą wynikać z naruszeń przepisów dotyczących zakazu sprzedaży produktów w sklepach stacjonarnych. To, co zaczęło się jako naruszenie lokalnej ustawy w Buffalo, doprowadziło do zmian w polityce obejmującej łącznie 139 sklepów i trwającego nadzoru regulacyjnego.

Branżowe zagadnienia dla przedsiębiorstw międzynarodowych

Wykonawcy federalni

Międzynarodowe firmy, które pozyskują kontrakty federalne, stoją przed podwójnymi obowiązkami wynikającymi z przepisów federalnych Ustawa o uczciwej szansie oraz obowiązujące przepisy stanowe i lokalne zakazujące sprzedaży detalicznej.

Zgodnie z ustawą FCA, federalni pracodawcy i kontrahenci nie mogą pytać o aresztowania, akty oskarżenia, formalne zarzuty karne, wyroki skazujące ani o zapieczętowane lub usunięte dokumenty w formularzu zgłoszeniowym ani podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Istnieją jednak kluczowe wyjątki dotyczące stanowisk wymagających dostępu do informacji niejawnych, obowiązków związanych z bezpieczeństwem narodowym lub funkcji organów ścigania.

Branża usług finansowych

Sektor usług finansowych doświadczył znaczących zmian wraz z Ustawa o uczciwym zatrudnianiu w bankowości (FHBA), podpisana 23 grudnia 2022 r. FHBA znacząco zmieniła Sekcję 19 Federal Deposit Insurance Act w celu zmniejszenia barier w zatrudnianiu w sektorze usług finansowych.

Wcześniej Sekcja 19 zabraniała osobom skazanym za jakiekolwiek przestępstwo obejmujące nieuczciwość, nadużycie zaufania lub pranie pieniędzy pracy w instytucjach ubezpieczonych przez FDIC bez uprzedniej pisemnej zgody. Ustawa FHBA wprowadziła kilka kluczowych wyjątków:

• Starsze przestępstwa:Niektóre przestępstwa popełnione ponad siedem lat temu
• Przestępstwa nieletnich:Przestępstwa popełnione przez osoby w wieku 21 lat lub młodsze
• Drobne przestępstwa:Przestępstwa de minimis z krótkim okresem karencji
• Posiadanie narkotyków:Proste posiadanie substancji kontrolowanych

Ponieważ kary za nieprzestrzeganie zasad są znaczne (w tym grzywny w wysokości 1,000,000 19 XNUMX dolarów dziennie), instytucje ubezpieczone przez FDIC powinny dokonać przeglądu swoich zasad i praktyk, aby zapewnić uwzględnienie sekcji XNUMX przy ocenie skazań kandydatów i historii przystąpienia do programu.

Sektor opieki zdrowotnej i opieki nad dziećmi

Pracodawcy w sektorze opieki zdrowotnej stoją przed wyjątkowym dylematem, jakim jest znalezienie równowagi między przepisami Ban-the-Box, wymagającymi uczciwych praktyk rekrutacyjnych, a standardami bezpieczeństwa chroniącymi pacjentów i personel. W sektorze opieki zdrowotnej stanowi to wyzwanie, ponieważ ze względu na wrażliwy charakter pracy, stanowiska mogą wymagać rygorystycznej weryfikacji przeszłości kandydatów.

Wiele jurysdykcji przewiduje wyjątki, gdy inne przepisy wymagają weryfikacji przeszłości kryminalnej. Przepisy „Ban the Box” również przewidują wyjątki w określonych okolicznościach. Przepisy „Ban the Box” nie mają zastosowania w wielu stanach, jeśli inne przepisy wymagają lub zezwalają na pytanie kandydatów o przeszłość kryminalną. Na przykład, przepisy wielu stanów wymagają od pracodawców pytania o wyroki skazujące podczas rekrutacji na stanowiska w branży opieki zdrowotnej, opieki nad dziećmi i finansowej.

Kluczowe wymagania dotyczące zgodności z przepisami dotyczącymi opieki zdrowotnej:

• Indywidualne ocenyPracodawcy muszą oceniać takie czynniki, jak charakter przestępstwa, jego związek z pracą i to, czy kandydat wykazał się resocjalizacją
• Wymagania dotyczące działań niepożądanych:Szczegółowe procedury dotyczące powiadomień przed wystąpieniem działań niepożądanych i okresów oczekiwania
• Różnice specyficzne dla stanu:Na przykład w hrabstwie Prince George wymagany jest siedmiodniowy okres oczekiwania przed ostatecznym podjęciem niekorzystnej decyzji

Najlepsze praktyki w zakresie zgodności z przepisami międzynarodowymi

Kształtowanie polityki

Stworzenie wewnętrznej polityki szczegółowo opisującej podejście organizacji do karalności w procesie rekrutacji. Polityka powinna określać konkretne wykroczenia, które mogą wskazywać na niezdolność kandydata do wykonywania obowiązków na danym stanowisku, oraz zobowiązywać menedżerów ds. rekrutacji do przeprowadzania indywidualnej oceny każdego kandydata.

Spójna implementacja

Jeśli dobrowolnie wprowadzisz zasadę „Ban the Box”, musisz ją konsekwentnie stosować. Jeśli na późniejszym etapie rekrutacji będziesz pytać kandydatów o przeszłość kryminalną, powinieneś zapytać o nią wszystkich kandydatów branych pod uwagę na danym stanowisku. Pytanie tylko konkretnych kandydatów może być uznane za dyskryminację.

Wymogi dokumentacyjne

Prowadź szczegółowe zapisy dotyczące:

• Indywidualne czynniki oceny i decyzje
• Terminy ogłaszania i odpowiedzi kandydatów
• Uzasadnienie konieczności biznesowej dla działań niekorzystnych
• Szkolenia zapewniane personelowi zatrudniającemu

W jaki sposób Foothold America wspiera Twoją strategię „Ban-the-Box”

W Foothold America od 2015 roku z powodzeniem pomagamy międzynarodowym firmom sprostać wyzwaniom związanym z ekspansją na rynek amerykański. Chociaż nie udzielamy porad prawnych, nasze kompleksowe usługi ekspansji na rynek amerykański wspierają strategię rekrutacyjną firmy dzięki zgodnym z przepisami i wydajnym procesom pozyskiwania talentów.

Nasze wsparcie w ekspansji do USA:

• Usługa Ekskluzywnego Pozyskiwania Talentów (ETA) – Nasz zaangażowany zespół ds. pozyskiwania talentów rozumie wyzwania, przed którymi stoją międzynarodowe firmy zatrudniające pracowników w Stanach Zjednoczonych. Zajmujemy się wszystkimi czasochłonnymi aspektami rekrutacji, od opracowywania opisów stanowisk i wstępnej selekcji CV, po przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i negocjowanie ofert.
• Zgodne z przepisami praktyki rekrutacyjne – Ściśle przestrzegamy przepisów rekrutacyjnych Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) i korzystamy z zgodnego z nimi Systemu Śledzenia Kandydatów (ATS). Mając różnorodność za jedną z naszych podstawowych wartości korporacyjnych, poszukujemy kandydatów z różnych źródeł.
• Budowanie mostów kulturowych – Ustalamy oczekiwania wobec kandydatów dotyczące pracy w firmach międzynarodowych i uwypuklamy mocne strony Państwa firmy pracownikom z USA, którzy chcą się rozwijać zawodowo i mogą mieć obawy przed podjęciem pracy w firmach spoza USA.
• Kompleksowe rozwiązania w zakresie zatrudnienia – Usługa ETA jest dostępna dla naszych klientów EOR, PEO+, Entity Setup i PPS i płynnie integruje się z wybraną przez Państwa strukturą zatrudnienia, zapewniając jednego zaufanego partnera w zakresie wszystkich potrzeb kadrowych w USA.
• Gwarancja wydajności – Dzięki naszemu sprawdzonemu procesowi pomagamy uniknąć błędów rekrutacyjnych. W rzadkich przypadkach, gdy wybrany kandydat nie spełnia oczekiwań, oferujemy gwarancję jakości, zastępując go kimś, kto lepiej pasuje.

Twój sukces na rynku amerykańskim zależy od znalezienia odpowiednich talentów, a jednocześnie od poruszania się po skomplikowanych przepisach dotyczących zatrudnienia. Nasza usługa ETA oferuje znaczącą wartość dzięki rozszerzonemu dostępowi do talentów, kosztom niższym od rynkowych (do 50% oszczędności na opłatach za pozyskanie talentów) oraz sześciomiesięcznemu planowi płatności, który rozkłada koszty rekrutacji w czasie.

W celu uzyskania porady prawnej na temat konkretnych wymogów dotyczących przestrzegania zasad „ban-the-box” zalecamy konsultację z wykwalifikowanymi prawnikami zajmującymi się prawem pracy, którzy specjalizują się w przepisach dotyczących uczciwego zatrudniania.

Wnioski: Strategiczna zgodność dla sukcesu rynkowego

Przepisy „Ban-the-box” stanowią fundamentalną zmianę w amerykańskich praktykach zatrudnienia, której międzynarodowe firmy nie mogą zignorować. Przepisy te wpływają na procesy rekrutacyjne na większości głównych rynków amerykańskich, tworząc zarówno obowiązki zgodności, jak i strategiczne możliwości dostępu do zróżnicowanych zasobów talentów.

Firmy, które proaktywnie wdrażają zasady równego traktowania szans w zatrudnieniu, zajmują korzystną pozycję na konkurencyjnych rynkach talentów, jednocześnie wykazując zaangażowanie w inkluzywne praktyki zatrudnienia. Te, które traktują „ban-the-box” jedynie jako zgodność z przepisami, tracą szansę na wyróżnienie swojej marki pracodawcy i dotarcie do zmotywowanych kandydatów.

Krajobraz regulacyjny stale dynamicznie ewoluuje, a kolejne jurysdykcje wdrażają nowe wymogi do 2024 roku i w kolejnych latach. Międzynarodowe firmy, wprowadzając kompleksowe, „ban-the-box” ramy prawne, unikają teraz kosztownych uchybień w zakresie zgodności, budując jednocześnie trwałą przewagę konkurencyjną w amerykańskim procesie pozyskiwania talentów.

Czy jesteś gotowy przekształcić konieczność przestrzegania zasad i reguł z wyzwania regulacyjnego w przewagę konkurencyjną? Skontaktuj się z naszym zespołem specjalistów ds. ekspansji w USA już dziś aby dowiedzieć się, w jaki sposób Foothold America może wesprzeć Twoją strategię sprawiedliwego zatrudniania i przyspieszyć Twój sukces na rynku amerykańskim.