Twoja jednostka w Delaware to za mało | Gdzie musisz się zarejestrować, aby zatrudniać w innych stanach USA

Twoja amerykańska spółka zależna jest zarejestrowana w stanie Delaware . Pierwszy pracownik zatrudnił Cię w Nowym Jorku, drugi w Teksasie, a w zeszłym miesiącu Twój szef sprzedaży przeniósł się na Florydę i zapytał, czy to problem.

Powiedziałeś jej, że wszystko w porządku. Przecież firma jest zarejestrowana w USA.

To nie jest w porządku, a powód, dla którego tak nie jest, nie ma nic wspólnego z Delaware. Chodzi o cechę amerykańskiego systemu, która nie ma odpowiednika w myśleniu o jednolitym rynku, które przyświeca większości europejskich firm: Stany Zjednoczone nie są jedną jurysdykcją w zakresie zatrudnienia. Jest ich pięćdziesiąt jeden.

W Foothold America to właśnie ta luka w przepisach, którą najczęściej jesteśmy proszeni o usunięcie, zwykle osiemnaście miesięcy po zatrudnieniu pierwszej osoby spoza stanu, a zazwyczaj dzieje się tak, gdy ktoś z działu finansowego zauważa karę pieniężną, której nie potrafi wyjaśnić.

Czy zatrudniając jednego pracownika w danym stanie, muszę się tam zarejestrować?

Prawie zawsze tak, ale z dwóch różnych powodów, które firmy rutynowo mylą, a tylko jeden z nich to decyzja oparta na własnym osądzie.

Obowiązek pierwszy: rejestracja podatku od wynagrodzeń. Nie jest to opcjonalne i nie podlega dyskusji. W momencie wykonywania pracy w danym stanie, pracownik musi zarejestrować się w urzędzie skarbowym i pracy tego stanu: na koncie potrąceń , koncie ubezpieczenia od bezrobocia, a w coraz większej liczbie stanów również na koncie płatnego urlopu rodzinnego. Stanowy podatek dochodowy jest pobierany na podstawie miejsca wykonywania pracy przez pracownika , a nie miejsca, w którym znajduje się biuro.

Obowiązek drugi: kwalifikacje zagraniczne. Jest to rejestracja u Sekretarza Stanu danego stanu w celu uzyskania prawa do prowadzenia działalności gospodarczej w tym stanie, a nie wyraźna granica, a test faktów i okoliczności.

Pułapka polega na tym, że firmy sprawdzają drugi obowiązek, odkrywają, że jest on naprawdę dyskusyjny, dochodzą do wniosku, że nic nie jest wymagane i całkowicie pomijają pierwszy, który nigdy nie był dyskusyjny.

Rozpocznij → Nie masz pewności, w których stanach jesteś narażony na kontakt z wirusem? Porozmawiaj z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, gdzie obecnie pracujesz i jakie są wymagania w każdym stanie.

Czym jest kwalifikacja zagraniczna i co ją powoduje?

Kwalifikacja zagraniczna to proces rejestracji podmiotu utworzonego w jednym stanie w celu prowadzenia działalności gospodarczej w innym. „Zagraniczny” oznacza tutaj podmiot spoza stanu, a nie spoza kraju. Spółka z Delaware jest spółką zagraniczną w Kalifornii, dokładnie tak jak spółka niemiecka.

Większość przepisów stanowych definiuje, co się nie liczy, zamiast tego, co się liczy, dlatego analiza opiera się na zasadzie eliminacji. Wolters Kluwer identyfikuje pięć oznak , że prowadzisz działalność gospodarczą w danym stanie:

1. Lokalizacja fizycznatakie jak biuro, magazyn lub sklep
2. Pracownicy pracujący w państwie
3. Regularne zawieranie wiążących umów tam
4. Regularne spotkania z klientami w stanie prowadzić działalność gospodarczą
5. Stały, znaczący strumień przychodów z działalności w obrębie stanu

Do działań, które zazwyczaj nie powodują kwalifikacji, zalicza się posiadanie własnej nieruchomości, korzystanie z usług niezależnych wykonawców, prowadzenie działalności wyłącznie za pośrednictwem telefonu i poczty elektronicznej oraz pojedyncze transakcje.

W przypadku pracownika zdalnego kryterium jest to, czy działalność jest „zlokalizowana” w danym stanie , czy też stanowi jedynie incydent w stosunku do działalności międzystanowej. Kluczowe są pytania: jak ważna jest ta osoba dla firmy, jaki jest udział przychodów z jej pracy i czy spotyka się z klientami w stanie?

W praktyce jeden sprzedawca pracujący z domu i spotykający się z klientami w tym stanie jest silnym wskaźnikiem. Jeden inżynier back-office, który nigdy nie rusza się z biurka, jest słabszym wskaźnikiem. Żadne z tych założeń nie jest bezpieczne bez sprawdzenia konkretnego stanu.

Co musisz zarejestrować, zatrudniając pracownika w nowym stanie?

Niezależnie od tego, jak zostanie rozwiązane pytanie kwalifikacyjne, zatrudnienie w nowym stanie tworzy stałą listę rejestracji. Nie są one opcjonalne:

• Konto do potrącania podatku dochodowego stanowego, w stanie, w którym wykonywana jest praca. W kilku stanach nie ma podatku dochodowego, a niektóre mają umowy o wzajemności z sąsiadami, ale należy to potwierdzić, a nie zakładać.
• Konto państwowego ubezpieczenia na wypadek bezrobocia (SUTA)Zobacz zasadę pozyskiwania poniżej.
• Ubezpieczenie od wypadków przy pracy, wymagane w prawie każdym stanie, a Twoja obecna polisa nie zostanie automatycznie rozszerzona o nową.
• Urlop rodzinny i medyczny opłacany przez państwo, w których program jest realizowany, w tym w Kolorado, Minnesocie, Delaware, Maine, Waszyngtonie i Maryland od 1 stycznia 2027 r.
• Ubezpieczenie od niepełnosprawności, w Kalifornii, na Hawajach, w New Jersey, Nowym Jorku i Rhode Island.
• Konta podatkowe lokalneponieważ niektóre miasta i hrabstwa pobierają własne podatki dochodowe lub podatki od wynagrodzeń.

Zasada pozyskiwania zasiłku dla bezrobotnych

Składki na ubezpieczenie od bezrobocia trafiają do jednego stanu na pracownika , a nie do kilku. Test lokalizacji Departamentu Pracy jest stosowany w kolejności, zatrzymując się na pierwszym „tak” :

1. Czy usługi świadczone przez pracownika są zlokalizowane w jednym stanie?
2. Jeśli nie, czy świadczą jakieś usługi w stanie, w którym znajduje się ich baza operacyjna?
3. Jeśli nie, czy wykonują jakąś służbę w państwie, kierując i kontrolując ich pracę?
4. Jeśli nie, czy świadczą jakieś usługi w stanie, w którym mieszkają?

Pobieranie podatku dochodowego odbywa się na zupełnie innych zasadach. Powszechną i prawidłową praktyką jest wypłacanie zasiłku dla bezrobotnych pracownikowi w jednym stanie, a podatku dochodowego w innym.

Co się stanie jeśli się nie zarejestruję?

Istnieją trzy kategorie konsekwencji, z których druga to taka, która ma tendencję do zmiany poglądów.

Kary pieniężne. Są one ustalane w poszczególnych stanach, a podsumowanie grzywien ustawowych w Wolters Kluwer przedstawia ich zakres:

W kilku stanach osoby prywatne docierają również osobiście. Wirginia przewiduje kwotę 500–5,000 dolarów dla każdego urzędnika, dyrektora lub pracownika prowadzącego działalność gospodarczą w tym stanie, wiedząc, że wymagane są kwalifikacje; Maryland traktuje to jako wykroczenie, zagrożone grzywną do 1,000 dolarów.

Zasada zamkniętych drzwi. Nieuprawniona spółka zagraniczna zazwyczaj nie może wnieść pozwu do sądu danego stanu, dopóki się nie zarejestruje. Nadal można ją pozwać. Ta asymetria stanowi realne zagrożenie: klient może cię wciągnąć do sądu, ale nie możesz pozwać klienta, który odmawia zapłaty, dostawcy, który narusza warunki, ani konkurenta, który narusza twoje prawa własności intelektualnej, dopóki się nie zarejestrujesz i nie uiścisz zaległych opłat.

Większość firm odkrywa to w najmniej odpowiednim momencie: gdy wreszcie muszą coś wprowadzić.

Zaległe podatki, z mocą wsteczną. Spóźniona rejestracja nie resetuje czasu. Nadal ponosisz odpowiedzialność za zaległe opłaty, kary i odsetki za każdy rok działalności niezarejestrowanej. Co ważne, brak rejestracji nie pozwala uniknąć podatku . Kalifornijska Komisja ds. Podatków Franczyzowych (Franchise Tax Board) jasno stwierdza: zagraniczna spółka, która nie kwalifikuje się do podatku od działalności gospodarczej w rozumieniu Sekretarza Stanu, ale prowadzi działalność w Kalifornii, nadal podlega podatkowi franczyzowemu . Każda spółka zarejestrowana, zarejestrowana lub prowadząca działalność w Kalifornii jest zobowiązana do uiszczenia minimalnego rocznego podatku franczyzowego w wysokości 800 dolarów , niezależnie od tego, czy kiedykolwiek złożyła wniosek o rejestrację.

Pozostanie niezarejestrowanym wiąże się z odpowiedzialnością bez konieczności posiadania dokumentów prawnych.

Na czym właściwie polegają kwalifikacje zagraniczne?

Proces jest zasadniczo taki sam we wszystkich stanach , mimo że opłaty i formularze różnią się:

1. Sprawdzenie dostępności nazwy. Twoje imię i nazwisko może być już zajęte w państwie docelowym. W takim przypadku kwalifikujesz się pod imieniem i nazwiskiem fikcyjnym. Jest to częste zaskoczenie dla międzynarodowych firm, których marka jest unikatowa w kraju.
2. Wyznacz zarejestrowanego agenta z adresem fizycznym w tym stanie, aby móc przyjmować doręczenia pism. Skrzynka pocztowa nie wystarczyi większość rozwiązań w zakresie biur wirtualnych również nie będzie działać.
3. Uzyskaj certyfikat dobrej reputacji ze stanu, w którym się znajdujesz, co w większości stanów stanowi dowód wymagany przed zatwierdzeniem wniosku.
4. Złóż wniosek o wydanie certyfikatu autoryzacji z Sekretarzem Stanu.
5. Utrzymaj to. Roczne sprawozdania i opłaty należy wówczas uiścić w stanie, w którym powstała spółka oraz każdy stan, w którym uzyskałeś kwalifikacje.

Ten ostatni punkt jest tym, który się kumuluje. Kwalifikacja w sześciu stanach oznacza sześciu zarejestrowanych agentów, sześć terminów składania rocznych sprawozdań i sześć zestawów opłat, bezterminowo, aż do formalnego wycofania się.

Dlaczego dotyczy to w szczególności firm międzynarodowych?

Ponieważ dwa rozsądne założenia, oba słuszne w naszym kraju, są tutaj błędne.

Po pierwsze, rejestracja ma charakter krajowy. Firma zarejestrowana w Irlandii może zatrudniać pracowników w całej Irlandii. Spółka z Delaware jest zarejestrowana w Delaware . Podmiot jest uznawany na szczeblu krajowym, ale uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej przyznawane są w poszczególnych stanach. Popularność Delaware w zakresie rejestracji wynika z prawa korporacyjnego i jakości sądów, a nie z zasięgu operacyjnego. Nie daje ona żadnych przywilejów w pozostałych 49 stanach.

Drugim powodem jest to, że praca zdalna jest niezależna od lokalizacji. W dużej części Europy pracownik pracujący z domu w innym regionie rzadko nakłada na pracodawcę nowy obowiązek rejestracyjny. W Stanach Zjednoczonych biuro domowe pracownika jest uznawane za obecność firmy w danym stanie do celów podatkowych, a często również do celów kwalifikacyjnych. Dlatego pojedyncza relokacja, na przykład przeprowadzka szefa sprzedaży na Florydę, może po cichu stworzyć obowiązek zgodności, którego nikt nie złożył.

Rezultatem jest znany schemat. Jednostka jest poprawnie skonfigurowana. Pierwsze zatrudnienie , w stanie jednostki, jest obsługiwane prawidłowo. Następnie rekrutacja obejmuje cały kraj, praca zdalna rozprzestrzenia się, a analiza nie jest powtarzana. Narażenie na ryzyko kumuluje się po cichu, aż do momentu otrzymania wezwania do zapłaty, audytu lub niewykonalnej faktury.

Jak całkowicie uniknąć problemu?

Istnieją trzy drogi, a właściwa droga zależy od tego, jak bardzo jesteś oddany danemu stanowi.

Zdobądź kwalifikacje w każdym stanie, w którym pracujesz. Prawidłowo, dokładnie i z dużym obciążeniem administracyjnym. Rozsądnie tam, gdzie masz realną obecność, czyli biuro, zespół i znaczące przychody, i gdzie zamierzasz pozostać.

Zatrudnij za pośrednictwem Pracodawcy Rejestrującego ( EOR ). EOR jest legalnym pracodawcą w danym stanie i posiada już rejestracje, konta płacowe, ubezpieczenie od wypadków przy pracy oraz zapisy na płatne urlopy. Twoja firma nie ma obowiązku rejestracji w tym stanie, ponieważ nie jest tam pracodawcą. W przypadku testowania rynku, w przypadku pojedynczego pracownika zatrudnionego zdalnie lub w przypadku stanu, z którego możesz zrezygnować w ciągu dwóch lat, jest to zazwyczaj proporcjonalne rozwiązanie.

Użyj kombinacji. Większość naszych klientów kwalifikuje się w dwóch lub trzech stanach, w których mają rzeczywistą obecność, i zatrudnia za pośrednictwem EOR w innych stanach. Test jest prosty: jeśli nie otworzyłbyś biura w danym stanie, prawdopodobnie nie powinieneś również podejmować tam stałej rejestracji.

To, co nie jest rozwiązaniem, to bierność i nadzieja, że ​​stan pracownika nigdy tego nie zauważy. Najważniejsze rejestracje, takie jak potrącenia z wynagrodzenia i ubezpieczenie od bezrobocia, to te, które stan wykrywa automatycznie, ponieważ pracownik złoży tam zeznanie podatkowe.

W jaki sposób Foothold America pomaga międzynarodowym firmom robić to dobrze

Współpracujemy wyłącznie z firmami, których siedziba znajduje się poza Stanami Zjednoczonymi, co oznacza, że ​​kwestia ekspozycji na wiele stanów jest dla nas tematem rozmów co tydzień, a nie przypadkiem szczególnym.

Zmapujemy Twoje obecne miejsce zatrudnienia, zidentyfikujemy stany, w których jesteś zarejestrowany, a w których nie, i jasno poinformujemy Cię o kosztach zamknięcia każdej luki. Jeśli kwalifikacja jest właściwym rozwiązaniem, nasza usługa konfiguracji i zarządzania podmiotem zajmuje się dokumentacją, agentem rejestrowym i bieżącymi raportami rocznymi, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

W innych stanach USA nasza usługa „Employer of Record” umożliwia zatrudnianie pracowników bez konieczności rejestracji. Zajmujemy się rejestracją, obsługą listy płac i przestrzeganiem przepisów. Firmy z własną jednostką organizacyjną, które chcą zachować bezpośrednie zatrudnienie, mogą skorzystać z PEO+, aby scentralizować administrację podatkową od wynagrodzeń i odszkodowań pracowniczych w wielu stanach.

Rozpocznij → Porozmawiaj z naszym zespołem na temat przeglądu narażenia obejmującego wiele stanów.