10 poważnych błędów księgowych popełnianych przez międzynarodowe firmy w USA (i jak ich unikać)

Międzynarodowe firmy wchodzące na rynek amerykański stają w obliczu trudnej rzeczywistości: amerykańskie zasady księgowości w niczym nie przypominają tych, do których przywykliście w USA.

Statystyki mówią same za siebie. Według IRSMiędzynarodowe firmy działające w Ameryce muszą się liczyć z 3-5 razy wyższymi wskaźnikami kontroli niż firmy krajowe, a średnie kary za naruszenia zasad księgowości przekraczają 50 000 dolarów. Departament Pracy odzyskiwanie setek milionów dolarów rocznie od firm, które niewłaściwie zarządzają płacami i przestrzegają przepisów dotyczących wynagrodzeń.

To nie są odosobnione incydenty. Stanowią one systematyczne błędy, które pojawiają się, gdy wyrafinowane międzynarodowe zespoły finansowe stosują logikę rachunkowości obowiązującą w ich kraju macierzystym do specyficznego amerykańskiego środowiska regulacyjnego.

Podstawowy problem jest pozornie prosty, a jednocześnie głęboko niezrozumiany: amerykańska księgowość nie działa tak jak systemy księgowe innych krajów, z innymi formularzami i terminami. To fundamentalnie odmienny system – od podstawowych zasad rachunkowości (US GAAP (w porównaniu z MSSF) do swojej wielojurysdykcyjnej struktury podatkowej, agresywnych mechanizmów egzekwowania prawa i zintegrowanych wymogów prawa pracy.

Dla międzynarodowych przedsiębiorców, którzy planują ekspansję na rynek amerykański, zrozumienie tych dziesięciu krytycznych błędów w księgowości — i wdrożenie właściwych rozwiązań — może oznaczać różnicę między udanym wejściem na rynek a kosztownymi katastrofami związanymi z przestrzeganiem przepisów, które mogą zniweczyć amerykańskie ambicje.

Dlaczego księgowość w USA jest inna: zrozumienie ram

Zanim firmy międzynarodowe zaczną analizować konkretne błędy, muszą zrozumieć, jak fundamentalnie amerykańska rachunkowość różni się od systemów w większości innych rozwiniętych gospodarek. Te różnice strukturalne leżą u podstaw niemal każdego błędu księgowego popełnianego przez firmy międzynarodowe.

Stany Zjednoczone podążają za Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (US GAAP)Podczas gdy większość międzynarodowych firm stosuje Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). Ramy te różnią się znacząco w zakresie rozpoznawania przychodów, rozliczania leasingu, wyceny zapasów i prezentacji sprawozdań finansowych. Międzynarodowe firmy nie mogą po prostu przeliczyć ksiąg rachunkowych zgodnych z MSSF na dolary – muszą zrestrukturyzować całe podejście do rachunkowości.

W przeciwieństwie do krajów z jednolitym krajowym systemem podatkowym, Stany Zjednoczone stosują system federalny, w którym władze krajowe, stanowe i lokalne nakładają odrębne podatki, stosując odrębne zasady, stawki i wymogi dotyczące składania zeznań podatkowych. Firma działająca w Kalifornii, Nowym Jorku i Teksasie podlega trzem zupełnie różnym stanowym systemom podatkowym, obowiązkom federalnym i potencjalnie setkom lokalnych jurysdykcji.

Amerykańskie agencje regulacyjne — IRS, DOL, stanowe urzędy skarbowe i lokalni poborcy podatkowi – rygorystycznie egzekwują przestrzeganie przepisów za pomocą zaawansowanych systemów porównywania danych, które automatycznie sygnalizują rozbieżności. Kary kumulują się szybko i w wielu przypadkach narastają z dnia na dzień.

„Międzynarodowe firmy stale niedoceniają złożoności amerykańskiej księgowości” – wyjaśnia Joanne Farquharson, prezes i dyrektor generalna Foothold America. „Przyjeżdżają z zaawansowanymi zespołami finansowymi i ugruntowanymi systemami księgowymi, ale wymogi US GAAP, złożoność podatku od wynagrodzeń, zobowiązania wielostanowe i integracja prawa pracy stwarzają wyzwania, które zaskakują nawet doświadczonych dyrektorów finansowych. Błędy, które widzimy, nie wynikają z niekompetencji – wynikają one z fundamentalnych różnic w sposobie funkcjonowania amerykańskiej księgowości w porównaniu z innymi rozwiniętymi gospodarkami”.

10 krytycznych błędów

Błąd nr 1: traktowanie amerykańskich zasad rachunkowości (US GAAP) jako „przetłumaczonych standardów MSSF”

Problem:

Firmy międzynarodowe często zakładają, że mogą utrzymać swoje istniejące systemy księgowe zgodne z MSSF i po prostu przeliczać kwoty na dolary amerykańskie na potrzeby sprawozdawczości amerykańskiej. To fundamentalne nieporozumienie powoduje kaskadowe problemy w każdym sprawozdaniu finansowym i zeznaniu podatkowym.

US GAAP różni się od MSSF w kluczowych obszarach, które wpływają na codzienne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ujmowanie przychodów zgodnie z AZS 606 Różni się od MSSF 15 pod względem harmonogramu, wyceny i sposobu ujmowania modyfikacji umów, co jest szczególnie istotne dla firm programistycznych, budowlanych i usługodawców. US GAAP dopuszcza rachunkowość zapasów metodą LIFO (zakazaną przez MSSF), co bezpośrednio wpływa na koszt sprzedanych towarów, marżę brutto i zobowiązania podatkowe w okresach inflacji.

Rachunkowość leasingu wprowadza dodatkową złożoność. Chociaż oba systemy wymagają uwzględnienia większości leasingów w bilansach, US GAAP utrzymuje klasyfikację leasingu operacyjnego i finansowego z odmiennym traktowaniem rachunku zysków i strat, podczas gdy MSSF stosuje jedno podejście. Koszty rozwoju stanowią kolejną rozbieżność – MSSF wymagają kapitalizacji niektórych kosztów rozwoju po ustaleniu wykonalności technicznej, podczas gdy US GAAP wymaga natychmiastowego zaliczenia większości kosztów prac badawczo-rozwojowych w koszty. Nawet prezentacja sprawozdań finansowych jest inna, ponieważ US GAAP wymaga określonych formatów, które nie są zgodne z konwencjami MSSF.

Rozwiązanie:

Wdrażaj oddzielne systemy księgowe zgodne z US GAAP od samego początku. Nie wymaga to koniecznie oddzielnego oprogramowania księgowego, ale wymaga:

• Plan kont US GAAP opracowany zgodnie z amerykańskimi wymogami sprawozdawczymi • Zasady uznawania przychodów udokumentowane zgodnie z wymogami ASC 606
  • Metody śledzenia zapasów zgodne z opcjami US GAAP • Formaty sprawozdań finansowych zgodne z wymogami USA dotyczącymi bilansów, rachunków zysków i strat oraz rachunków przepływów pieniężnych • Regularne procedury uzgadniania między księgami MSSF kraju macierzystego a zapisami US GAAP

Wiele międzynarodowych firm uważa, że ​​korzystanie z usług amerykańskich księgowych, posiadających wiedzę na temat amerykańskich zasad rachunkowości (US GAAP), okazuje się niezbędne na początkowym etapie działalności i w trakcie jej trwania.

Związane z: Dowiedz się więcej o ustanawianiu zgodnych z przepisami operacji w USA

Błąd nr 2: Niewłaściwe zarządzanie obowiązkami związanymi z podatkiem od sprzedaży w wielu stanach

Problem:

Stany Zjednoczone nie mają federalnego podatku od sprzedaży. Zamiast tego około 11 000 stanów i jurysdykcji lokalnych nakłada własne podatki od sprzedaży, z unikalnymi stawkami, zasadami i kryteriami opodatkowania produktów. Produkt opodatkowany w Teksasie może być zwolniony z podatku w Kalifornii. Usługi opodatkowane w Nowym Jorku mogą być zwolnione z podatku na Florydzie.

Przepisy dotyczące powiązań gospodarczych zmieniły przestrzeganie przepisów dotyczących podatku od sprzedaży od czasu orzeczenia Sądu Najwyższego Dakota Południowa przeciwko Wayfair Decyzja. Wcześniej fizyczna obecność wiązała się z obowiązkiem poboru podatku. Teraz stany wymagają poboru podatku od sprzedaży, gdy firmy przekroczą progi ekonomiczne – zazwyczaj 100 000 dolarów sprzedaży lub 200 transakcji rocznie.

Przedsiębiorstwa międzynarodowe popełniają trzy poważne błędy: nie monitorują momentu przekroczenia progów ekonomicznych w każdym stanie, nie rozumieją, które produkty i usługi podlegają opodatkowaniu w każdej jurysdykcji oraz nie dotrzymują terminów rejestracji, wymogów składania zeznań lub obowiązków przekazów pieniężnych po ustaleniu powiązania.

Rozwiązanie:

• Monitoruj Nexus na bieżąco, śledząc przychody ze sprzedaży i liczbę transakcji według stanu co miesiąc. Uproszczony podatek od sprzedaży zasoby zawierające wskazówki dotyczące zgodności w wielu stanach.
• Zbadaj opodatkowanie swoich produktów i usług w każdym stanie, w którym prowadzisz działalność. Udokumentuj klasyfikacje wraz z wytycznymi stanowymi urzędów skarbowych (Kalifornia FTB, Nowy Jork DTF, teksański kontroler).
• Zautomatyzuj naliczanie podatku od sprzedaży za pomocą platform takich jak Avalara, TaxJar lub Vertex, które automatycznie obliczają prawidłowe stawki, aktualizują tabele stawek podatkowych i generują raporty zgodności.
• Zarejestruj się, aby uzyskać zezwolenia na podatek od sprzedaży we wszystkich stanach nexus, zanim zaczniesz pobierać podatki. Utrzymuj aktualne rejestracje, terminowo je odnawiaj i śledź częstotliwość składania zeznań podatkowych w zależności od jurysdykcji.
• Jeśli odkryjesz dawne powiązania, skorzystaj z usług specjalistów podatkowych z wielu stanów w celu ustalenia powiązań i zawarcia umów o dobrowolnym ujawnieniu.

Związane z: Zrozumienie obowiązków podatkowych w USA dla firm międzynarodowych

Błąd nr 3: Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących podatku od wynagrodzeń

Problem:

Amerykańskie podatki od wynagrodzeń stanowią prawdopodobnie najbardziej złożony i agresywny obszar egzekwowania, z jakim borykają się międzynarodowe firmy. W przeciwieństwie do wielu krajów z ujednoliconymi krajowymi systemami płac, amerykańskie podatki od wynagrodzeń obejmują zobowiązania federalne (potrącanie podatku dochodowego, ubezpieczenia społeczne, Medicare i FUTA), stanowe (potrącanie podatku dochodowego, ubezpieczenie od bezrobocia, ubezpieczenie od niezdolności do pracy w niektórych stanach oraz programy płatnych urlopów rodzinnych) oraz lokalne (podatki dochodowe na poziomie miasta lub hrabstwa w niektórych jurysdykcjach).

Firmy międzynarodowe popełniają błędy w trzech głównych obszarach: stosują nieprawidłowe tabele podatkowe lub błędnie klasyfikują pracowników przy obliczaniu potrąceń, nie dotrzymują federalnych terminów wpłat oraz nieprawidłowo traktują pracowników pracujących w wielu stanach lub zdalnie. Kara za odzyskanie funduszu powierniczego IRS naraża kadrę zarządzającą spółki na osobistą odpowiedzialność za niezapłacone podatki od wynagrodzeń — Twoje aktywa osobiste są narażone na ryzyko niepowodzenia w wypłacaniu wynagrodzeń przez spółkę.

Rozwiązanie:

• Skorzystaj z profesjonalnego przetwarzania list płac za pośrednictwem uznanych dostawców (ADP, Paychex, Gusto) z wbudowanymi obliczeniami podatkowymi, które obsługują wszystkie federalne, stanowe i lokalne wpłaty podatkowe.
• Rozważ rozwiązania Employer of Record (EOR), takie jak Foothold America, które stają się prawnym pracodawcą do celów podatkowych, przejmują wszelką odpowiedzialność za podatki od wynagrodzeń i zapewniają gwarancję przestrzegania przepisów przed karami.
• Prawidłowo sklasyfikować pracowników jako pracowników etatowych i niezależnych wykonawców. Przegląd Wytyczne IRS dotyczące klasyfikacji pracowników.
• Ustal jasne zasady dotyczące pracowników zdalnych i zarejestruj się we wszystkich stanach, w których pracują pracownicy.
• Uzgadniaj kwartalne raporty dotyczące podatku od wynagrodzeń (formularz 941) z faktycznymi wpłatami i niezwłocznie rozwiązuj wszelkie rozbieżności.

Związane z: Przewodnik po zgodności amerykańskiego systemu rozliczeń płacowych dla międzynarodowych pracodawców

Błąd nr 4: Błędna klasyfikacja niezależnych wykonawców

Problem:

Międzynarodowe firmy często klasyfikują amerykańskich pracowników jako niezależnych wykonawców, podczas gdy powinni być pracownikami, stosując standardy obowiązujące w kraju pochodzenia, które nie mają zastosowania do prawa amerykańskiego. Błędna klasyfikacja naraża firmy na ogromne zaległości podatkowe, kary i roszczenia prawne.

IRS stosuje zasady prawa zwyczajowego badanie kontroli behawioralnej, kontroli finansowej i rodzaju relacji. Departament Pracy stosuje test „rzeczywistości ekonomicznej”. Stany stosują własne testy – rygorystyczny test Kalifornii Test ABC domniemywa się, że pracownik ma status pracownika, chyba że firma udowodni, że jest wolny od kontroli, wykonuje pracę poza zwykłą działalnością firmy i jest zwyczajowo zaangażowany w niezależnie ustanowiony zawód.

Konsekwencje błędnej klasyfikacji obejmują zaległe płatności wszystkich podatków od wynagrodzeń, składek na świadczenia, naruszenia przepisów dotyczących nadgodzin i płacy minimalnej, składek na ubezpieczenie od wypadków przy pracy oraz składek na ubezpieczenie od bezrobocia, a także kary i odsetki.

Rozwiązanie:

• Zastosuj test common law IRS do każdej relacji pracowniczej, badając kontrolę behawioralną, kontrolę finansową i czynniki związane z relacjami. Udokumentuj swoją analizę.
• Zawieraj pisemne umowy z niezależnymi kontrahentami, które jasno określają status kontrahenta, brak świadczeń pracowniczych, odpowiedzialność kontrahenta za podatki i swobodę pracy na rzecz innych klientów.
• Unikaj ustalania godzin pracy podwykonawców i wymagania obecności w biurze. Pozwól podwykonawcom korzystać z własnych narzędzi i płać za projekt, a nie za godzinę.
• Dokonuj corocznego przeglądu wszystkich relacji z kontrahentami i proaktywnie zmieniaj błędnie zaklasyfikowanych kontrahentów na pracowników.
• Rozważ skorzystanie z usług Pracodawcy Rejestrującego, aby zatrudniać pracowników jako pracowników i całkowicie wyeliminować ryzyko klasyfikacji.

Związane z: Pracownik kontra wykonawca: właściwa klasyfikacja w USA

Błąd nr 5: Nieprawidłowa dokumentacja wydatków i zwrot kosztów

Problem:

IRS intensywnie kontroluje odliczenia wydatków, szczególnie w przypadku firm międzynarodowych. Niedostateczna dokumentacja lub niewłaściwe procedury zwrotu kosztów skutkują kontrolami i odmową odliczeń, co skutkuje zobowiązaniami podatkowymi i karami.

Publikacja IRS 463 ustanawia surowe wymogi dotyczące uzasadnienia. Każde odliczenie wydatków biznesowych wymaga dokumentacji potwierdzającej kwotę, datę, cel działalności i relacje biznesowe osób zaangażowanych. Firmy międzynarodowe popełniają poważne błędy, akceptując formaty dokumentacji z kraju macierzystego, które nie spełniają wymogów IRS, zwracają wydatki pracowników bez rozliczeń i nie posiadają bieżącej dokumentacji.

Plany zwrotu kosztów niepodlegające rozliczeniu traktują wszystkie zwroty jako podlegające opodatkowaniu wynagrodzenia, co wymaga potrącenia podatku od wynagrodzeń i tworzy obciążenia podatkowe zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Rozwiązanie:

• Utwórz pisemne zasady planu rozliczeń dokumentujące kwalifikujące się wydatki, wymagania dotyczące uzasadnienia, wymagania dotyczące terminu złożenia wniosku (zwykle 60 dni) oraz wymagania dotyczące zwrotu nadwyżek zwrotów.
• Wymagaj oryginalnych, wyszczególnionych paragonów z udokumentowanym celem biznesowym. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania wydatkami (Expensify, Concur, Ramp), które wymusza dokumentację przed zatwierdzeniem.
• Dokumentuj daty podróży, miejsca docelowe i cele biznesowe. Rejestruj uczestników posiłków i rozmowy biznesowe. Śledź przebieg samochodu, korzystając z rejestrów zgodnych z IRS.
• Wydawaj karty firmowe wyłącznie na wydatki służbowe i wdrażaj procedury miesięcznego uzgadniania.
• W przypadku podróży międzynarodowych należy rozdzielić wydatki pomiędzy cele biznesowe w USA i cele międzynarodowe oraz przeliczyć walutę obcą po odpowiednim kursie wymiany.

Błąd nr 6: Niezrozumienie podziału podatku dochodowego od osób fizycznych

Problem:

Większość stanów USA nakłada podatek dochodowy od osób prawnych, ale ustalenie, ile dochodu należy przypisać każdemu stanowi, jest znacznie skomplikowane. W przeciwieństwie do federalnego podatku od dochodu całkowitego, stany opodatkowują jedynie dochód „przypisany” do ich jurysdykcji na podstawie wzorów uwzględniających sprzedaż, wynagrodzenia i czynniki majątkowe.

Firmy międzynarodowe często składają zeznania podatkowe tylko w stanach, w których mają biura, tracąc tym samym powiązania z państwami, w których prowadzą działalność. Stosują nieprawidłowe formuły podziału (które różnią się w zależności od stanu), nie śledzą sprzedaży według lokalizacji klienta, nie spełniają wymogów dotyczących łącznego raportowania i ignorują zasady dotyczące powrotu do stanu, w którym sprzedaż została przypisana do stanu pochodzenia.

Rozwiązanie:

• Monitoruj fizyczną obecność (biura, magazyny, pracowników) i śledź progi powiązań ekonomicznych w każdym stanie. Przejrzyj Prawo publiczne 86-272 ochrony i analizy powiązań między dokumentami raz w roku.
• Określ wzór podziału dla każdego stanu powiązania i stwórz systemy rejestrujące sprzedaż według miejsca docelowego klienta, listę płac według miejsca pracy pracownika i nieruchomość według lokalizacji fizycznej.
• Określ, czy spółka dominująca i spółki zależne stanowią jednolitą jednostkę gospodarczą wymagającą łącznego raportowania. Zidentyfikuj stany z zasadami dotyczącymi wycofania/wycofania.
• Zatrudnij specjalistów ds. podatków stanowych i lokalnych (SALT) do przeprowadzenia badań powiązań międzystanowych, metodologii podziału i dobrowolnego ujawnienia w przypadku odkrycia dawnych powiązań.

Błąd nr 7: Niewłaściwe obchodzenie się z transakcjami walutowymi i wymianą walut

Problem:

Międzynarodowe przedsiębiorstwa prowadzące działalność w wielu walutach muszą przestrzegać skomplikowanych przepisów IRS dotyczących przeliczania walut, rozpoznawania zysków i strat z tytułu wymiany walut oraz ustalania waluty funkcjonalnej.

Publikacja IRS 538 Przepisy sekcji 987 regulują transakcje w walutach obcych, jednak firmy międzynarodowe często stosują niespójne kursy wymiany walut, nieprawidłowo rozpoznają zyski i straty z tytułu wymiany walut, nieprawidłowo ustalają walutę funkcjonalną swoich operacji w USA i nie spełniają wymogów dotyczących dokumentacji transakcji zabezpieczających.

Rozwiązanie:

• Określ, czy walutą funkcjonalną US GAAP jest USD, czy waluta obca. Udokumentuj czynniki uzasadniające wybór i stosuj je konsekwentnie. Przeanalizuj. FASB ASC 830 poradnictwo.
• Stosuj spójną metodologię kursów walutowych – kursy spot dla konkretnych transakcji i kursy średnie dla bieżących transakcji. Dokumentuj źródła kursów walutowych (Rezerwa Federalna, OANDA).
• Oblicz zrealizowane zyski/straty z tytułu zakończonych transakcji oraz niezrealizowane zyski/straty z tytułu aktywów/pasywów pieniężnych. Dokumentuj relacje zabezpieczające.
• Równocześnie sporządzaj formalną dokumentację zabezpieczającą. Postępuj zgodnie z AZS 815 wymogi dotyczące rachunkowości instrumentów pochodnych i zabezpieczeń.
• Prawidłowe wykazywanie zysków i strat z tytułu różnic kursowych w zeznaniach podatkowych i uzgadnianie różnic między księgą a podatkiem.

Błąd nr 8: Niewystarczające przechowywanie dokumentacji i jej dokumentowanie

Problem:

IRS i agencje stanowe wymagają od firm prowadzenia kompleksowej dokumentacji podatkowej, potwierdzającej wszystkie pozycje podatkowe, odliczenia i zgłoszone kwoty. Niedostateczna dokumentacja skutkuje niedopuszczalnymi odliczeniami, zrekonstruowanymi dochodami i karami.

Wymagania IRS dotyczące przechowywania dokumentacji Zazwyczaj nakazują przechowywanie dokumentacji przez co najmniej trzy lata od daty złożenia, ale okres ten wydłuża się do sześciu lat w przypadku znacznego zaniżenia sprawozdań i bezterminowo w przypadku niezłożonych zeznań lub oszustwa.

Międzynarodowe firmy popełniają błędy, ponieważ przechowują dokumentację wyłącznie w krajach macierzystych lub w językach obcych bez tłumaczeń na język angielski, stosują okresy przechowywania danych niezgodne z wymogami obowiązującymi w USA, nie zachowują prawidłowo dokumentacji elektronicznej i nie prowadzą dokumentacji dotyczącej kwestii podlegających ścisłej kontroli, takich jak środki na prace badawczo-rozwojowe i transakcje międzynarodowe.

Rozwiązanie:

• Przechowuj dokumentację korporacyjną na stałe. Przechowuj zeznania podatkowe i dokumentację uzupełniającą przez co najmniej 7 lat. Przechowuj dokumentację płacową i dokumentację zatrudnienia przez 4 lata. Wymagania DOL.
• Przechowuj oryginalne podpisane dokumenty i prowadź dokumentację w języku angielskim lub z uwierzytelnionymi tłumaczeniami. Twórz indeksy dokumentów, aby ułatwić ich wyszukiwanie.
• Korzystaj z systemów zarządzania dokumentami, które oferują indeksowanie z możliwością wyszukiwania, kontrolę dostępu opartą na rolach, ścieżki audytu i procedury tworzenia kopii zapasowych. Upewnij się, że dokumentacja elektroniczna spełnia wymogi IRS Rev. Proc. 97-22.
• Prowadź szczegółową dokumentację projektów w celu uzyskania ulg podatkowych na działalność badawczo-rozwojową. Dokumentuj ceny rynkowe w transakcjach z podmiotami powiązanymi. Przechowuj całą dokumentację potwierdzającą transakcje międzynarodowe i ceny transferowe.
• Wyznacz podmioty odpowiedzialne za przechowywanie danych, stwórz ujednolicone systemy składowania i wdróż procedury reagowania na żądania informacji od IRS.

Błąd nr 9: Ignorowanie integracji prawa pracy w poszczególnych stanach

Problem:

Amerykańskie prawo pracy jest ściśle zintegrowane z księgowością poprzez przetwarzanie list płac, administrowanie świadczeniami i wymogi zgodności. W przeciwieństwie do wielu krajów z ujednoliconymi krajowymi ramami zatrudnienia, amerykańskie prawo pracy różni się znacząco w poszczególnych stanach i bezpośrednio wpływa na sposób rozliczania.

Wymagania stanowe nakładają obowiązki księgowe poprzez zróżnicowanie płacy minimalnej, przepisy dotyczące nadgodzin, programy płatnych urlopów, wymogi dotyczące terminu wypłaty ostatniej wypłaty oraz wymogi dotyczące pasków wypłat. Federalna płaca minimalna wynosi 7.25 dolara, ale wiele stanów i miast stosuje wyższe stawki. Ustawa o uczciwych standardach pracy wymaga nadgodzin w wysokości 1.5-krotności zwykłej stawki po 40 godzinach tygodniowo, ale niektóre stany nakazują codzienne nadgodziny.

Międzynarodowe przedsiębiorstwa często stosują jednolite zasady w całej swojej działalności na terenie Stanów Zjednoczonych, co narusza wymogi obowiązujące w poszczególnych stanach i powoduje błędy w obliczaniu wynagrodzeń.

Rozwiązanie:

• Skonfiguruj systemy płacowe z uwzględnieniem obowiązujących w poszczególnych stanach zasad dotyczących płacy minimalnej, naliczania nadgodzin, naliczania napiwków oraz zasad dotyczących pracowników prowizyjnych w każdej lokalizacji. Aktualizuj stawki, gdy stany dostosują stawki minimalne.
• Wdrożenie śledzenia naliczania urlopów płatnych w każdym stanie. Monitorowanie wykorzystania i sald. Obliczanie wymaganych składek pracodawcy na programy stanowe.
• Rozumiesz COBRA Wymagania dotyczące kontynuacji ubezpieczenia i stanowe wymagania dotyczące kontynuacji ubezpieczenia. Śledź uprawnienia do świadczeń na podstawie przepracowanych godzin.
• Generuj odcinki wypłat spełniające wymagania stanowe. Przejrzyj wytyczne stanowego departamentu pracy dla wymagań.
• Prowadź ewidencję przepracowanych godzin, naliczania nadgodzin, naliczania i wykorzystania płatnych urlopów. Twórz zgodne z przepisami podręczniki dla pracowników, uwzględniające polityki obowiązujące w poszczególnych stanach.
• Rozważ skorzystanie z usług organizacji pracodawców zawodowych (PEO) lub pracodawców rejestrujących (EOR), które zajmują się przestrzeganiem wszystkich przepisów dotyczących płac obowiązujących w danym stanie i ponoszą odpowiedzialność za naruszenia.

Związane z: Zgodność z amerykańskim prawem pracy dla międzynarodowych pracodawców

Błąd nr 10: Brak utrzymania dobrej reputacji jednostki państwowej

Problem:

Utrzymanie dobrej reputacji podmiotu wymaga regularnego składania dokumentów zgodności z przepisami w każdym stanie, w którym zarejestrowana jest firma. Nieutrzymanie dobrej reputacji pociąga za sobą poważne konsekwencje, takie jak utrata ochrony przed odpowiedzialnością, problemy z egzekwowalnością umów, bariery podatkowe, rozwiązanie administracyjne i narastające kary.

Wymagania różnią się znacząco w zależności od stanu. Większość stanów wymaga rocznych lub dwuletnich raportów wraz z opłatami. Każdy stan wymaga utrzymywania zarejestrowanego agenta pod adresem fizycznym w danym stanie. Kwalifikacje zagraniczne są wymagane w przypadku prowadzenia działalności poza stanem, w którym zarejestrowano spółkę. Niektóre stany nakładają roczne podatki franczyzowe oddzielnie od podatków dochodowych.

Międzynarodowe firmy często nie dotrzymują terminów składania rocznych sprawozdań, zapominają o aktualizowaniu informacji o agentach rejestrowych przy zmianie siedziby, zapominają o wymogach dotyczących kwalifikacji zagranicznych przy ekspansji do nowych stanów i nie przestrzegają przepisów, gdy koncentrują się na kwestiach operacyjnych.

Rozwiązanie:

• Stwórz główny kalendarz, który będzie śledził terminy składania raportów rocznych/dwuletnich, płatności podatku franczyzowego, opłaty dla agentów rejestrowych i odnawianie licencji biznesowych dla każdego stanu. Ustaw przypomnienia na 90, 30 i 7 dni przed terminami.
• Utrzymuj zarejestrowanych agentów w każdym stanie, w którym prowadzisz rejestrację, korzystając z usług komercyjnych (CT Corporation, CSC, Incorp), adresu swojego biura lub prawnika korporacyjnego.
• Zidentyfikuj wszystkie stany, w których posiadasz nexus wymagający kwalifikacji zagranicznych poprzez fizyczne biura, zatrudnienie pracowników lub wystarczającą aktywność gospodarczą. Złóż wnioski przed rozpoczęciem działalności.
• Zbierz niezbędne informacje z wyprzedzeniem i sporządzaj raporty przed terminami. Zachowaj paragony i aktualizuj firmowe księgi protokołów.
• W przypadku zakończenia działalności w danym stanie należy złożyć zaświadczenie o wycofaniu się z działalności, zamknąć konta podatkowe, anulować licencje i uzyskać zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami.
• Rozważ skorzystanie z usług dostawców usług korporacyjnych, takich jak CT Corporation, CSC lub Incorp, którzy oferują automatyczne śledzenie terminów, usługi profesjonalnego agenta rejestrowego i panele zgodności.

Związane z: Wymagania dotyczące zgodności podmiotów w poszczególnych stanach

Tworzenie podstaw księgowości w USA

Te dziesięć błędów księgowych to najczęstsze i najkosztowniejsze błędy popełniane przez międzynarodowe firmy przy zakładaniu oddziałów w USA. Zrozumienie tych błędów to jednak dopiero pierwszy krok. Skuteczne poruszanie się po amerykańskiej księgowości wymaga zbudowania odpowiedniej infrastruktury od samego początku, a nie prób naprawienia problemów dopiero po ich wystąpieniu.

Niezbędne elementy zgodnej z przepisami infrastruktury księgowości w USA obejmują współpracę z księgowymi posiadającymi określone kwalifikacje US GAAP wiedza, współpraca z profesjonalistami, którzy rozumieją wielostanowe planowanie podatkowe i zasady nexus, tworzenie solidnych systemów przetwarzania listy płac, wdrażanie platform automatyzacji podatku od sprzedaży i tworzenie jasnych standardów dokumentacji dla procedur dotyczących wydatków i przechowywania dokumentacji Wymagania IRS.

Dla międzynarodowych firm rozszerzających działalność na Amerykę, zrozumienie zasad przestrzegania przepisów dotyczących zatrudnienia okazuje się równie kluczowe. Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) Ustanawia wymogi dotyczące płac i godzin pracy, które bezpośrednio wpływają na księgowość poprzez przetwarzanie listy płac. Przepisy stanowe dotyczące przejrzystości wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, takie jak COBRA stwarzają dodatkową złożoność, wymagając odpowiedniego podejścia księgowego. Ponadto, obszerne podręczniki dla pracowników dokumentujące plany rozliczeniowe, zasady zwrotu kosztów i procedury dotyczące wydatków stają się niezbędnymi mechanizmami kontroli księgowej chroniącymi przed zarzutami ze strony IRS.

Podsumowanie: Zadbaj o swoją księgowość w USA od samego początku

Błędy w księgowości w USA kosztują międzynarodowe firmy setki tysięcy dolarów w postaci niepotrzebnych kar, odsetek i honorariów za korygowanie błędów, których można było uniknąć. Co ważniejsze, błędy w księgowości odciągają uwagę od podstawowej działalności firmy, niszczą relacje z amerykańskimi partnerami i inwestorami oraz stwarzają ryzyko egzystencjalne w postaci likwidacji podmiotów lub utraty ochrony przed odpowiedzialnością.

Wspólnym mianownikiem tych dziesięciu poważnych błędów jest to, że międzynarodowe przedsiębiorstwa traktują księgowość amerykańską jako drobne modyfikacje systemów obowiązujących w ich krajach, a nie jako zasadniczo odmienne ramy wymagające specjalistycznej wiedzy, infrastruktury i ciągłej uwagi.

Aby odnieść sukces na rynku amerykańskim, trzeba mieć świadomość, że zgodność z amerykańskimi zasadami rachunkowości GAAP, obowiązki podatkowe obejmujące wiele jurysdykcji, rygorystyczne egzekwowanie przepisów i zintegrowane prawo pracy powodują złożoność księgowości, która wymaga specjalistycznej wiedzy od samego początku działalności w USA.

Jak Foothold America może pomóc

W Foothold America pomogliśmy setkom międzynarodowych firm wdrożyć zgodne z przepisami amerykańskie operacje dzięki naszym kompleksowym rozwiązaniom, obejmującym: Konfiguracja podmiotu w USA, Rekordowy Pracodawca (EOR) usługi, Usługa PEO+, Ekskluzywne pozyskiwanie talentów, Księgowość, zgodność z przepisami w wielu stanach i administracja świadczeń. Nasze usługi obejmują zgodność z przepisami dotyczącymi podatku od wynagrodzeń, administrację świadczeń, rejestrację w wielu stanach oraz stałe doradztwo, dzięki któremu infrastruktura księgowa będzie wspierać, a nie utrudniać ekspansję na rynek amerykański.

Chcesz mieć pewność, że Twój amerykański system księgowości będzie chronić, a nie zagrażać Twojemu amerykańskiemu sukcesowi? Skontaktuj się z naszym zespołem specjalistów już dziś aby omówić Twoją konkretną sytuację i dowiedzieć się, w jaki sposób Foothold America może wyeliminować ryzyko księgowe, pozwalając Ci jednocześnie skupić się na rozwijaniu Twojego biznesu w USA.